Blog Vermijd deze valkuilen en optimaliseer uw Microsoft Enterprise Agreement
Door Insight Editor / 15 Jul 2022 / Onderwerpen: Software Procurement Software Asset Management (SAM)
Dagelijks spreken mijn collega’s en ik met klanten over de Microsoft Enterprise Agreement (EA), of beter gezegd over het optimaliseren van de licenties die erbij horen. EA is een driejarig contract ontwikkeld door Microsoft voor organisaties met meer dan 500 medewerkers voor het gebruik van Microsoft-software en cloudservices. De meeste organisaties ontvangen iedere drie jaar van Microsoft een nieuw voorstel voor het gebruik hiervan. Het is een vast gegeven, toch overvalt het veel organisaties en gezien de geboden korting vertrouwt men erop dat wat er wordt aangeboden wel zal volstaan. Drie jaar, 500+ medewerkers en een X aantal softewarelicenties, u kunt zich voorstellen - of weet al - dat hier veel geld mee gemoeid is. Kritisch nagaan of het nieuwe aanbod volstaat kan de organisatie mogelijk een grotere besparing opleveren of op zijn minst een beter pakket aan producten. Maar waar te beginnen? Ik help u graag op weg!
Valkuilen
Licentieoptimalisatie is namelijk een onderdeel van Insight’s core business. We doen dit ruim 34 jaar voor talloze organisaties, groot en klein en ook voor organisaties die net als Insight zowel lokaal, regionaal als wereldwijd opereren. Het beheer van de licenties voor 500+ organisaties zijn vaak, net als de organisatiestructuren zelf, vrij complex. Laat me u dan ook allereerst wijzen op een aantal valkuilen die we keer op keer tegenkomen in onze gesprekken met klanten:
1) Te laat starten met inventariseren:
Microsoft biedt u naar alle waarschijnlijkheid eenzelfde type contract aan, als de voorgaande jaren. Met mogelijk wat extra gebruikerslicenties en een aantal nieuwe functionaliteiten. En omdat het aanbod gunstiger dan het voorgaande jaar lijkt, heeft u de neiging deze te accepteren. Maar stel u eens op tijd de vraag, wat heb ik allemaal al in huis en wat hebben we daadwerkelijk nodig? Is er overlap in functionaliteit met andere niet-Microsoft-applicaties, zijn er wellicht applicaties bij die helemaal niet worden gebruikt, of die slechts nodig zijn voor een handjevol medewerkers? Om hier een goede inschatting van te kunnen maken is het belangrijk om op tijd te starten met inventariseren, om ook samen met de verschillende afdelingen te kijken naar wat echt nodig is en wat niet.
2) Software-roadmap voor de organisatie ontbreekt:
Gedegen inventariseren biedt al ontzettend veel handvatten, maar het is ook belangrijk om goed vooruit te kijken. Het nieuwe contract loopt immers wederom drie jaar. En ja, tussentijds verhogen kan nagenoeg altijd, maar bijstellen naar beneden gaat minder makkelijk. Wat zijn de plannen voor de komende jaren en hoe kan IT daarin ondersteunen? Denk hierbij aan dingen zoals de beveiliging, communicatie, compliancy en analytics.
3) Beperkte product- en licentiekennis in huis:
Om goed te kunnen onderhandelen, is kennis van de Microsoft-pakketten en licenties cruciaal. Die kennis dient up-to-date te zijn, want de technologie veranderd continu en Microsoft wijzigt de spelregels met enige regelmaat. En laat dit nu precies ook zijn waar menig IT-beheerder niet aan toekomt. De IT-afdeling is over het algemeen bezig met het functionele beheer van de IT en heeft voor het bijhouden van dit soort details geen ruimte. Laat staan dat die ruimte er is op het moment van contractverlening. Dergelijke kennis is niet zomaar bijgespijkerd.
Belangrijke bijzaak
Hoewel het belang van IT op de bedrijfsvoering bij steeds meer organisaties duidelijker wordt, zie ik toch nog steeds dat slim omgaan met licenties een bijzaak blijft. Het is ergens logisch, maar ook jammer, het zou op zijn minst een belangrijke bijzaak moeten worden. Want door op tijd de juiste stappen te zetten kan ook uw organisatie op zijn minst een beter passend pakket afnemen, al dan niet met een besparing. In het meest gunstige geval optimaliseert u het softwarepakket met oog op de toekomst en haalt u het maximale uit de technologie.
Bij Insight weten we maar al te goed wat een goede onderhandeling met Microsoft kan opleveren en hoe dit spel zo goed mogelijk te spelen. Wij zorgen ervoor dat onze klanten, desgewenst samen met ons, de onderhandeling met Microsoft ingaan. Ze weten op zo’n moment exact uit welke scenario’s ze kunnen kiezen en weten precies wanneer ze welk wisselgeld kunnen inzetten tijdens die onderhandelingen, om zo tot het beste resultaat te kunnen komen.
Wij weten dat er veel mogelijk is en wij houden ons dagelijks met veel plezier bezig met de belangrijke bijzaak van anderen. De referentieverhalen van onder andere klanten zoals Cloetta en Accell IT onderstrepen dit. Wilt u meer informatie of advies over hoe u de juiste licentiekeuzes kunt maken voor uw organisatie en hoe ook u alles kunt halen uit uw volgende Microsoft-contract? Plan dan een afspraak op een moment dat het u uitkomt.
