Client story Birmingham Hospitals moderniseert IT-infrastructuur

Achtergrond

University Hospitals Birmingham, een van de grootste academische ziekenhuisorganisaties in Engeland, beheert vier grote ziekenhuizen en levert zowel algemene als specialistische zorg. Om samenwerking en productiviteit te verbeteren en tegelijkertijd de beveiliging te versterken, gaf de IT-afdeling leiding aan een grootschalig moderniseringstraject waarbij de bestaande legacy-omgeving werd vervangen door N365.

Dankzij de samenwerking met Insight en het HealthTrust Europe CommIT3 (Complete IT)-framework profiteerde University Hospitals Birmingham van een gestroomlijnd en compliant inkooptraject.

De uitdaging

Een van de grootste uitdagingen bij de modernisering van de IT-infrastructuur was dat de ondersteuning voor de bestaande legacysystemen afliep, zonder verdere uitgebreide beveiligingsupdates. Hierdoor liep de organisatie een toenemend risico op toekomstige cyberaanvallen die de gegevens van 2,8 miljoen patiënten konden compromitteren.

Daarbovenop kwamen budgettaire beperkingen, waardoor de organisatie voortdurend een evenwicht moest vinden tussen het financieren van essentiële zorgdiensten en het investeren in noodzakelijke upgrades van de IT-infrastructuur. Dit maakte de modernisering niet alleen een technologische noodzaak, maar ook een complexe financiële uitdaging.

Daarbovenop kwam de grote mate van duplicatie tussen verschillende locaties en afdelingen. Het verouderde, on-premises Office 2010-platform zorgde voor inefficiënte werkprocessen en een minder optimale inzet van middelen. Misschien nog belangrijker was dat het systeem effectieve samenwerking tussen teams onmogelijk maakte, waardoor informatie-uitwisseling en organisatiebrede samenwerking werden belemmerd.

“Het was essentieel om onze beveiliging te moderniseren en te versterken om ziekenhuisgegevens te beschermen en de operationele processen binnen de Trust te stroomlijnen. Maar we waren niet alleen op zoek naar een vervanging van een verouderde kantooromgeving. Het ging erom onze medewerkers inzicht te geven in de mogelijkheden en meerwaarde van Microsoft N365. Insight heeft ons geholpen om dat te realiseren.”

Hammond Reddie, Chief Technology Officer, University Hospitals Birmingham

“Met ongeveer 27.000 medewerkers was deze migratie uitzonderlijk complex. De ondersteuning van Insight bij het realiseren van deze verandering ging veel verder dan alleen de technische implementatie. Insight verzorgde ook de benodigde training en begeleiding, waardoor medewerkers in de hele Trust inzicht kregen in de voordelen en waarde van de transitie. Hierdoor konden zij de nieuwe werkwijze sneller omarmen en optimaal profiteren van de mogelijkheden van Microsoft N365.” 

Hammond Reddie, Chief Technology Officer, University Hospitals Birmingham

De oplossing

University Hospitals Birmingham erkende dat betere samenwerking tussen afdelingen zou leiden tot efficiëntere zorgverlening en verbeterde administratieve processen. Daarom verzorgde Insight een complexe, grootschalige migratie van de bestaande legacy-systemen naar N365. Hiermee werd het IT-landschap vereenvoudigd en de basis gelegd voor een moderne, samenwerkingsgerichte manier van werken die communicatie, productiviteit en kennisdeling binnen de Trust ondersteunt.

Insight migreerde het verouderde, on-premises Exchange-e-mailsysteem van de Trust naar N365 Exchange Online, de cloudgebaseerde e-maildienst van Microsoft. Deze naadloze migratie omvatte de overdracht van essentiële gegevens, waaronder e-mails, contactpersonen en agenda-afspraken, van de lokale serveromgeving naar het N365-platform.

De overgang leverde diverse voordelen op, waaronder een hogere schaalbaarheid, een vermindering van het aantal dubbele systemen en eenvoudiger beheer van de IT-omgeving. Daarnaast verbeterde de samenwerking binnen de gehele ziekenhuisorganisatie dankzij de introductie van Microsoft Teams, SharePoint en andere Microsoft-oplossingen, waardoor medewerkers effectiever informatie konden delen en samenwerken over locaties en afdelingen heen.

Insight implementeerde ook verplichte Multi-Factor Authentication (MFA) om de cyberweerbaarheid van de Trust verder te versterken. Door MFA te integreren met systemen voor privileged access management en conditional access, verbeterde University Hospitals Birmingham zijn beveiligingspositie aanzienlijk.

Deze aanpak bood een sterkere bescherming tegen steeds geavanceerdere cyberdreigingen, waaronder ransomware-aanvallen, en hielp de organisatie om gevoelige patiënt- en bedrijfsgegevens beter te beveiligen. Hierdoor kon de Trust met meer vertrouwen inspelen op het voortdurend veranderende cybersecuritylandschap.

Naast het leveren van de technische oplossingen en expertise voor een naadloze migratie van Office 2010 naar Microsoft N365, ondersteunde het Adoption & Change Management-team van Insight de organisatie bij het realiseren van de beoogde bedrijfswaarde van deze grootschalige transformatie. Door middel van uitgebreide trainingen, workshops en gebruikersbegeleiding werden medewerkers vertrouwd gemaakt met de nieuwe oplossingen en mogelijkheden die de migratie bood.

Hierdoor werd niet alleen de technische overgang succesvol afgerond, maar konden medewerkers de nieuwe tools ook effectief inzetten, wat de adoptie versnelde en ervoor zorgde dat de organisatie een maximaal rendement behaalde uit haar investering in Microsoft N365.

Waarom Insight?

We kozen voor Insight vanwege hun bewezen ervaring met digitale transformaties binnen de NHS. De samenwerkingsgerichte aanpak van Insight, het sterke begrip van de behoeften van eindgebruikers en de focus op verandermanagement waren doorslaggevende factoren voor de succesvolle adoptie van nieuwe technologieën. Daarnaast sloot de expertise van Insight op het gebied van Microsoft-oplossingen naadloos aan bij onze moderniseringsdoelstellingen en bood zij een duidelijke route naar meer efficiëntie, betere samenwerking en uiteindelijk betere patiëntenzorg.

Verandering kan uitdagend zijn wanneer nieuwe technologieën en systemen worden geïmplementeerd binnen een grote organisatie. De consultants van Insight zorgden ervoor dat medewerkers binnen de hele Trust op het juiste moment beschikten over de juiste informatie en ondersteuning. Hierdoor bleef de continuïteit van de bedrijfsvoering gewaarborgd en werd de succesvolle adoptie van de nieuwe N365-werkwijze versneld.

Resultaten