Client story Medewerkers van Refresco reserveren eenvoudig een flexplek via een op maat gemaakte én kostenefficiënte kantoorbeheerapp
By Insight Editor / 27 Jun 2023 / Topics: Applicatie ontwikkeling
By Insight Editor / 27 Jun 2023 / Topics: Applicatie ontwikkeling
De Refresco Group is 's werelds grootste beverage solutions provider. Naast het bottleproces, biedt Refresco zijn klanten totale supply chain-oplossingen, van planning en sourcing van grondstoffen en verpakkingen tot opslag en transport. Dit doet Refresco op 75 productielocaties in 13 landen met ruim 13.000 medewerkers. Refresco Benelux is de Business Unit waar de productie plaatsvindt voor vooraanstaande retailers in Nederland en België en nationale en internationale A-merken. Van vruchtensappen, frisdranken en siropen tot aan energiedranken, ciders, bieren en alcoholische dranken. Het hoofdkantoor van Refresco Benelux is gevestigd in Maarheeze.
Zoals bij veel bedrijven na de coronajaren, waarin veel mensen thuiswerkten, waren er ook bij Refresco bij terugkeer naar kantoor meer mensen dan werkplekken aanwezig. Om de mensen die naar kantoor wilden komen toch een werkplek te kunnen garanderen, werden onder andere mondelinge afspraken gemaakt en door verschillende teams gewerkt met een planning in Excel wie wanneer op kantoor zou zijn. Door de IT-afdeling werd er gezocht naar een tool die dit proces transparanter en gebruiksvriendelijker kon laten verlopen. Met dat in het achterhoofd ging Refresco op zoek naar een IT-partner die hen daarbij kon helpen.
Paul Presser, IT Manager Service & Support bij Refresco: “IT heeft voor onze organisatie een ondersteunende rol, zowel op kantoor als in productie. En er werd dan ook naar IT gekeken om dit vraagstuk rondom werkplekbeheer te kunnen stroomlijnen. Het hybride werken is ook bij ons de standaard geworden, daar hebben we zelfs onze nieuwe kantooromgeving op heringericht. Het merendeel van de werkplekken zijn daardoor flexplekken geworden. Daarnaast groeit het bedrijf en het aantal medewerkers, waardoor het steeds belangrijker werd om hen goed te kunnen faciliteren. Om de productiviteit en de tevredenheid onder de medewerkers te behouden zochten we daarom naar een werkplekbeheertool die ons daarbij kon helpen. De Excel-bestanden waren een tijdje een prima oplossing, maar het werd steeds minder ideaal om het zo te regelen. Toen dit toevallig ter sprake kwam in een gesprek met onze licentiepartner Insight, ging het balletje heel snel rollen.”
"Hetgeen Nanda presenteerde sloot naadloos aan bij onze wensen: Het was financieel interessant, gebruiksvriendelijk voor de eindgebruiker en eenvoudig door onze organisatie aan te passen. Nu kennen we Insight zeker zo’n 20 jaar als licentiepartner, het was verrassend om te horen en te zien wat ze ons nog meer konden bieden."
Paul Presser
IT Manager Service & Support, Refresco
Insight’s Solution Sales Specialist Power Platform Nanda Heijnen liet Refresco direct meekijken in de kantoorreserveringsapp van Insight zelf en legde uit hoe deze gemaakt was met standaard functionaliteit in Microsoft 365.
“Natuurlijk vergt het even wat tijd om de wensen van de organisatie op een rij te zetten, maar na één keer goed inrichten en het draaien van tests en dus ook de tijd die je daarvoor nodig hebt, heb je verder geen kosten aan deze app. Dat was voor Insight zelf een reden om de mogelijkheden van deze Microsoft-functionaliteit verder te onderzoeken en te benutten. In onze eigen app kunnen Insight-medewerkers bijvoorbeeld een werkplek, vergaderruimte en/of parkeerplek reserveren en kun je zien wie van je collega’s nog meer op kantoor zijn,” zegt Nanda. “Het feit dat deze app na inregelen verder geen extra kosten met zich meebrengt bleek al snel ook voor onze klanten aantrekkelijk te zijn. We hielpen hen bij het helder krijgen van de wensen, het ontwerp van de app en de functionaliteit ervan en desgewenst ook het onderhoud. Maar wat velen juist zo prettig vinden is dat ze deze app na oplevering ook vrij eenvoudig zelf kunnen onderhouden en aanvullen.”
“Hetgeen Nanda presenteerde sloot naadloos aan bij onze wensen: Het was financieel interessant, gebruiksvriendelijk voor de eindgebruiker en eenvoudig door onze organisatie aan te passen. Nu kennen we Insight zeker zo’n 20 jaar als licentiepartner, het was verrassend om te horen en te zien wat ze ons nog meer konden bieden. Van ontwerp tot aan implementatie heeft het misschien een kleine maand nodig gehad om het te realiseren. Geen fulltime dagen overigens, maar er gaat gewoon tijd overheen voordat je de juiste mensen intern hebt gesproken en je alle informatie op een rij hebt kunnen zetten. Ook hierbij heeft Insight perfect bij kunnen ondersteunen en vervolgens hebben zij een eerste opzet van de app uitgewerkt, gebouwd en instructies gegeven hoe we die konden publiceren in de eigen omgeving. Dat ging allemaal heel vlotjes en in januari 2023 stond de app klaar voor gebruik door onze medewerkers,” vult Paul aan.
De kantoorreserveringsapp voor Refresco is allereerst zo ingericht dat medewerkers kunnen zien wie, wanneer op kantoor is en welke flexplekken nog beschikbaar zijn.
“De eenvoud waarmee Insight dit heeft kunnen neerzetten en implementeren is echt top en de samenwerking verliep ontzettend soepel. Ze hadden alles perfect voorbereid en waren vooraf zeer transparant over de aanpak en de doorlooptijd. Dat hebben we als zeer prettig ervaren en het resultaat mag er wezen. De app geeft onze medewerkers veel meer grip en inzicht en is zo ingericht dat men dus zelf makkelijk kan plannen. Dat kunnen ze vanuit hun vertrouwde Microsoft Teams-omgeving. Door locatie en datum in te geven kunnen ze eenvoudig zien welke flexplekken nog beschikbaar zijn en wie er nog meer op kantoor is die dag, week of maand. Het werkt supergoed en iedereen is erg tevreden. Na een half jaar kan ik ook daadwerkelijk zeggen dat deze app hartstikke goed gevonden en gebruikt wordt door iedereen,” besluit Paul.
"De eenvoud waarmee Insight dit heeft kunnen neerzetten en implementeren is echt top en de samenwerking verliep ontzettend soepel. Ze hadden alles perfect voorbereid en waren vooraf zeer transparant over de aanpak en de doorlooptijd."
Paul Presser
IT Manager Service & Support, Refresco
Om medewerkers een werkplek te kunnen garanderen bij hun komst naar kantoor, keek Refresco uit naar een geschikte kantoorbeheerapp. De oplossing kwam vanuit onverwachte hoek. Hun vertrouwde licentiepartner Insight bleek ook met dit vraagstuk raad te weten en bouwde een app, zonder extra jaarlijks terugkerende kosten.
