Blog 5 goede redenen om vandaag te starten met digitaal ondertekenen
Uw pen kan in de prullenbak
Door Insight Editor / 29 Apr 2021 / Onderwerpen: Software
Auteur: Bart Raateland
Product Specialist Adobe, Insight
U kent vast het gezegde: “Een man een man, een woord een woord.” Met andere woorden; afspraak = afspraak. Maar een afspraak, of overeenkomst, is pas juridisch bindend als die op papier staat met een heuse handtekening van twee partijen. Althans, zo was dat. In moderne tijden kan dat anders met een elektronische handtekening. Ik geef u vijf goede redenen om uw pen in de prullenbak te gooien en vandaag te starten met elektronisch ondertekenen.
Mag dat?
Voor ik aan die vijf voordelen begin zal ik starten met het antwoord op de meest gehoorde vraag: “Mag dat?” De korte variant van “Is het volgens wet- en regelgeving, dus juridisch, toegestaan?” Het eveneens korte antwoord luidt: ‘Ja, dat mag.’ In elk geval binnen Europa, maar ook tussen andere mogendheden zijn er internationale afspraken gemaakt, waardoor een elektronische ondertekening gelijk is aan een handtekening in inkt. Er zijn wel randvoorwaarden. Het invoegen van een plaatje van een handtekening als ondertekening in een Microsoft Word-document voldoet niet aan de standaard. Maar zodra de identiteit van de ondertekenaar met een beveiligd certificaat is vastgesteld en de digitale methode van elektronisch ondertekenen aan hoge, vastgestelde veiligheidsstandaarden voldoet, is de rechtsgeldigheid identiek. Het zal u wellicht zijn opgevallen dat ik het in dit artikel heb over elektronisch ondertekenen en niet over een digitale handtekening. Die digitale handtekening is de afbeelding die ik eerder noemde. Het Elektronisch ondertekenen is het geverifieerde en beveiligde proces van een overeenkomst sluiten die voldoet aan wet- en regelgeving. Indien u meer wilt weten over de regulerende wetgeving in Europa, dan kunt u dit hier eens rustig doornemen.
Voordeel 1: snelheid
Een van de grote voordelen van het elektronisch ondertekenen van documenten is snelheid. U hoeft niet langer documenten te printen (dat bespaart tevens bomen…), ondertekenen, versturen of brengen, laten contratekenen en dan weer retour halen. Daar gaan al snel – minimaal – dagen overheen. Bij het plaatsen van een elektronische ondertekening via bijvoorbeeld Adobe Sign gaat dat vele malen sneller. Zodra ondertekenaar één zijn of haar elektronische handtekening heeft geplaatst krijgt ondertekenaar twee direct een seintje en kan binnen slechts minuten al contra-tekenen.
Voordeel 2: veiligheid
Inderdaad. Het lijkt vreemd, maar is het niet. Een voorbeeld. Bij een document met drie pagina’s tekent u op de laatste pagina in inkt. Dan gaan we er vanuit dat iedereen weet, of erop vertrouwt, dat u die handtekening heeft gezet. Ik ken uw handtekening niet, dus wie zegt mij dat die krabbel van u komt? Daarnaast is het niet heel moeilijk om een pagina toe te voegen, of inhoud te veranderen. Bij de digitale variant is dat heel anders. Om te beginnen moet u bekendmaken wie u bent en die bekendmaking wordt vastgelegd in een beveiligd certificaat van derden. Dat waarborgt dat u het bent die de elektronische ondertekening uitvoert. Daarnaast controleert de (juiste) software die u gebruikt voor de elektronische handtekening, of er inhoud is gewijzigd zodra het document na ondertekening weer geopend wordt. Alle technologie zorgt ervoor dat u zeker bent dat de ondertekenaar ook de ondertekenaar is en niets aan de overeenkomst kan worden gewijzigd zonder dat dit wordt opgemerkt.
Voordeel 3: digitaal archief
Een handtekening in inkt heeft uitsluitend juridische waarde als deze ook in de inktvorm bewaard wordt. Daar zijn inmiddels bibliotheken vol van. Ga dan maar eens zoeken, wanneer u vanwege een onenigheid met een klant het contract uit 1999 nodig hebt. Ook hier biedt digitaal vele uitkomsten. Bij de elektronische ondertekening via Adobe Sign is de inhoud van de overeenkomst vastgelegd in Adobe PDF-formaat (via het softwareprogramma Adobe Acrobat). Dat zijn daarmee doorzoekbare bestanden. Plaatst u al uw digitale overeenkomsten op één centrale plek (zoals Microsoft SharePoint online – in de cloud), dan heeft u de juiste overeenkomt in een handomdraai gevonden, vanaf elke computer met internettoegang.
Voordeel 4: integratie
Groot voordeel van de elektronische ondertekening met Adobe Sign is de integratie met alle andere oplossingen van Adobe. Dat zorgt voor minder point solutions (besparing op geld en beheer), maar ook minder kans op verstoring of elektronische miscommunicatie. Verder heeft Adobe, als strategisch partner van Microsoft per 1 april 2021 een 100% integratie met veel oplossingen van Microsoft. Zoals het direct vanuit Microsoft Teams – voor ondertekening – kunnen versturen van documenten (inclusief opvolging). Of de eveneens volledige integratie met werkstromen van Microsoft, zoals Flow en PowerApps. Verder zijn er tientallen kant en klare templates beschikbaar die u direct binnen uw Microsoft 365-omgeving kunt inzetten. Ik heb een volledig overzicht van alle functies voor u beschikbaar, neem daarvoor gerust contact met mij op.
Voordeel 5: vertrouwen en merkreputatie
Het werken met elektronische ondertekening schept vertrouwen bij uw partners, klanten en leveranciers. Door de bewezen betrouwbare en gecertificeerde veilige omgeving van Adobe Sign te gebruiken, laat u aan iedereen zien dat u de relatie met hen serieus neemt. Serieus genoeg om geen genoegen te nemen met een ouderwetse handtekening in inkt waar van alles mee kan gebeuren (zeker nu we elkaar niet meer ontmoeten). Dat vertrouwen is goed voor uw merkreputatie. U bent een serieuze, vertrouwde en betrouwbare partner. Dat is ook wat Adobe Sign voor u doet.
Deze vijf voordelen zijn slechts het begin. Maar er is meer, waar ik u graag over vertel. Neem vandaag nog contact met mij of een van mijn collega’s op voor meer informatie rondom Adobe Sign of voor een demonstratie. Of bekijk het webinar Adobe Sign voor uw organisatie.
Insight Enterprises heeft de hoogste (Platinum) partnerstatus bij Adobe en is bovendien meervoudig Microsoft Gold Competentie partner. Geniet het voordeel van deze partner-statussen bij de integratie van de oplossingen van Adobe en Microsoft.
