Door Insight Editor / 17 Dec 2020 / Onderwerpen: Collaboration Personeel Cybersecurity
De toekomst van werk is misschien nog onzeker, maar je kunt er zeker van zijn dat werken op afstand er is om te blijven. Uit een recent Gartner-onderzoek is zelfs gebleken dat 82% van de bedrijfsleiders van plan is om werknemers een deel van de tijd op afstand te laten werken. Wetende dat er een paar cruciale stappen zijn die deze leiders kunnen nemen om externe of hybride medewerkers beter te ondersteunen.
IDG heeft onlangs een rapport uitgebracht over hoe IT-prioriteiten in 2020 zijn verschoven. Volgens het rapport zegt 45% van de CIO's dat hun topprioriteit kostenbeheersing is - dit is 16% gestegen sinds september 2019. Interessant is dat CEO's een andere topprioriteit hebben - digitale transformatie (37%) en het verbeteren van werkervaringen op afstand (37%).
Deze statistieken illustreren een belangrijk punt: kostenoptimalisatie is zeker noodzakelijk, maar niet ten koste van digitale transformatie. Omdat een groot deel van het personeel nu vanuit huis werkt, moeten de digitale inspanningen opgevoerd worden en alles in werking stellen om de ervaring op afstand te verbeteren.
De meeste bedrijven kunnen beide doelen bereiken door te investeren in de cloud en af te stappen van on-premise afhankelijkheden. Het ontmantelen van on-premise infrastructuur kan geld besparen door de hoeveelheid ruimte en nutsvoorzieningen die nodig zijn om te functioneren te verminderen. Omdat er nu en in de toekomst minder werknemers naar kantoor komen, kan het ook zinvol zijn om kantoorruimte te verkleinen of te consolideren.
Wat u bespaart op kantoorkosten, inclusief onroerend goed en onderhoud van gebouwen, moet worden verschoven naar meer ondersteuning voor eindgebruikers. U heeft extra support-resources nodig om ervoor te zorgen dat u de juiste apparatuur naar eindgebruikers stuurt, de setup regelt om ze op afstand of hybride te laten werken en om de technische begeleiding te bieden die ze nodig hebben om succesvol te zijn tijdens het werken vanuit huis. De truc is om kosten te besparen met de bedoeling om te herinvesteren in uw bedrijf en uw mensen.
In een gesprek met Computerworld zei CBT Architects CIO Nirva Fereshetian het ‘t beste toen ze uitlegde: "Veel dingen waarvoor we hebben betaald om ons kantoor te optimaliseren, gebruiken we nu om de bandbreedte van onze medewerkers te optimaliseren en andere zaken van gelijke strekking. Dit omdat al die locaties nu voor ons kantoren zijn."
Tegenwoordig is beveiliging zowel een grote zorg voor bedrijfsleiders als een groot probleem voor CIO's. Dat komt omdat de ‘oude manier’ van beveiliging - die zich richt op het beveiligen van het bedrijfsnetwerk en de devices - niet werkt als het kantoor niet meer de centrale hub is. Personeel op afstand betekent dat het huis van elke werknemer en elk persoonlijk device dat toegang heeft tot bedrijfsgegevens, een nieuw kantoor is dat moet worden beveiligd.
Er zijn overal bedreigingen en het is onvermijdelijk dat sommige devices en thuisnetwerken in gevaar komen. Om deze reden moet onze benadering van beveiliging verschuiven van het device en het netwerk en in plaats daarvan focussen op de identiteit, gegevens en applicaties van de gebruiker. Als we deze kunnen beveiligen, hoeft u zich minder zorgen te maken als een device wordt gestolen of het netwerk wordt gehackt.
Om te lenen van de terminologie van Microsoft: beveiliging moet bij de voordeur beginnen. Zaken als meervoudige verificatie zorgen ervoor dat gegevens veilig blijven, zelfs als het device of het wachtwoord van de gebruiker dat niet doet. Identiteitsgerichte beveiliging kan werknemers ook een grotere keuze aan devices mogelijk maken.
De bedrijfscultuur onderscheidt zich in grote mate als het gaat om het aantrekken en behouden van talent. Het wordt meestal getoond binnen de muren van het kantoor, via gewenste voorzieningen, teambuildingactiviteiten, professionele ontwikkeling en andere activiteiten die de betrokkenheid van de werkplek aanmoedigen.
In een post-COVID-19-wereld moeten leiders die hun bedrijfscultuur rond het fysieke kantoor hebben opgebouwd, hun strategieën heroverwegen. Aangezien de meeste werknemers niet meer op kantoor kunnen samenkomen, moeten we nieuwe manieren vinden om werknemers virtueel in datzelfde gevoel van bedrijfscultuur te wikkelen.
Volgens een recent onderzoek van FinanceBuzz zei 49% van de ervaren externe medewerkers dat een groot nadeel van werken op afstand is hoe moeilijk het is om relaties met collega's op te bouwen. Bovendien noemde 46% van de respondenten eenzaamheid of zich geïsoleerd voelen als een ander nadeel.
Om externe werknemers betrokken en gelukkig te houden, moeten we ze helpen contact te maken en zich gezien te voelen. Dat is waar de virtuele bedrijfscultuur om de hoek komt kijken. Een Forbes-artikel definieert virtuele cultuur als “een ruimte waar elke werknemer zich op zijn gemak, veilig, gerespecteerd en een gewaardeerd lid van het team voelt; het is waar ze het gevoel hebben dat ze thuishoren."
De gemakkelijkste manier om erbij te horen, is door regelmatig te communiceren. Leiderschap moet ernaar streven om zoveel mogelijk te communiceren om duidelijkheid en aanwezigheid bij medewerkers te creëren. Teams moeten vaak communiceren om synchroniciteit te creëren en inzichten te delen. Individuen moeten regelmatig contact maken met leeftijdsgenoten om samen te werken, kameraadschap op te bouwen en ervaringen te delen.
Communicatie kan er veel toe bijdragen dat werknemers zich gezien voelen, zelfs als ze niet op kantoor kunnen zijn. Door een aantal nieuwe tactieken voor werken op afstand toe te passen, kunt u betere communicatie binnen uw bedrijf stimuleren. Hier zijn drie beleidsregels voor werken op afstand die ik ten zeerste aanbeveel:
Onlangs besloot een groep datawetenschappers van Microsoft om de werkgewoonten van hun collega's op afstand te volgen om te zien hoe ze zich aanpasten. Uit hun resultaten bleek dat werknemers gemiddeld vier uur per week extra werkten. Volgens hun rapport “zeiden werknemers dat ze wat vrije tijd aan het sparen waren om voor kinderen te zorgen, wat frisse lucht of lichaamsbeweging te pakken en de hond uit te laten. Om deze pauzes op te vangen, logden mensen waarschijnlijk eerder in en later uit. "
Diezelfde neiging naar langere werkdagen hebben we hier bij Insight ook gezien. Als we de cijfers van onze Office 365-tenant halen, zien we dat het werk buiten kantooruren over de hele linie is toegenomen. Aan de andere kant zien we ook dat mensen overdag niet-werkgerelateerde taken uitvoeren, zoals de kinderen helpen met school of een boodschap doen. Normaal gesproken zou je dit gedrag niet op kantoor zien, maar werken op afstand zorgt voor meer flexibiliteit tussen werk en privé.
Voor de meeste mensen is deze nieuwe flexibiliteit een grote aanpassing die zowel een cultuuromslag als een leerfase vereist. We zien dat sommige mensen een gevoel van paranoia en angst krijgen, omdat ze denken dat ze hun werkplek niet kunnen verlaten uit angst om bekeken te worden of een oproep te missen. Dan zijn er anderen die profiteren van de hervonden vrijheid om hooky te spelen totdat het tijd is voor een telefoontje. Het is duidelijk dat geen van beide mentaliteit ideaal is.
Omdat we echter bij niemand meer fysiek kunnen inchecken, is het moeilijk om rigide regels af te dwingen die werknemers beperken tot 09:00 - 17:00 uur werkdag. Hoewel sommige werknemers gedurende de dag enige tijd offline zijn, zijn ze misschien ook meer bereid om buiten kantooruren te werken om ervoor te zorgen dat taken op tijd worden uitgevoerd. Op deze manier geeft werken op afstand ons de mogelijkheid om een sterker vertrouwen tussen werkgevers en werknemers op te bouwen - maar het moet bovenaan beginnen. Management en uitvoerend leiderschap moeten een cultuur van evenwicht tussen werk en privé aanmoedigen. Werknemers moeten weten dat het oké is om een pauze in te lassen als dat nodig is, en dat het ook oké is om oneven uren te werken om een taak gedaan te krijgen.
Managers moeten hun best doen om het goede voorbeeld te geven, van uitloggen wanneer het tijd is voor een pauze, tot volledig loskoppelen wanneer ze op vakantie zijn. Dit is de beste manier om een precedent te scheppen voor een gezonde balans tussen werk en privé. Begrijp me niet verkeerd, er zullen altijd mensen zijn die met twee voeten in het werk duiken en nooit meer weggaan, maar leiderschap kan deze mentaliteit helpen veranderen. We moeten onze teams vertellen: "Hé, log uit als je weggaat. Als u plannen heeft, log dan uit. Morgen is er altijd. "
Bekijk onze Connected Workforce-oplossingen om meer te weten te komen over hoe u uw werknemers middelen kunt geven die de productiviteit en het behoud stimuleren.
