Door Insight Editor / 18 Feb 2020 / Onderwerpen: Personeel Uitgelicht Microsoft 365
De combinatie van video, spraak en instant messaging van Skype for Business Online heeft deze oplossing een essentieel hulpmiddel op de werkplek gemaakt. De applicatie heeft het voor medewerkers en afdelingen vereenvoudigd om in contact te komen met elkaar en om contact te leggen met klanten en externe partijen.
Voor veel organisaties is het moeilijk om je het leven zonder Skype voor te stellen. Echter, vanaf 31 juli 2021 houdt Skype for Business Online toch echt op te bestaan. Gelukkig heeft Microsoft de afgelopen jaren hard gewerkt aan de verfijning van het alternatief: Microsoft Teams.
Microsoft Teams biedt exact dezelfde functionaliteit als Skype for Business Online, samen met een reeks nieuwe en verbeterde functies die organisaties meer samenwerkend en productiever maken. Microsoft Teams is meer dan alleen een vervanging, het is een significante upgrade. Bekijk het webinar modern samenwerken met Microsoft Teams.
Microsoft Teams is reeds het standaard communicatie-instrument binnen Office 365 en alle Skype for Business Online-klanten hebben geen andere keuze dan te migreren voordat de service wordt uitgeschakeld. Er is geen betere tijd dan nu om het scala aan nuttige functies te ontdekken die Microsoft Teams te bieden heeft en hoe dit uw organisatie zal helpen.
Microsoft heeft veel tijd besteed om er zeker van te zijn dat Microsoft Teams vergelijkbare features bevat als Skype for Business Online. Microsoft Teams heeft dezelfde spraak-, video- en chatmogelijkheden, maar gaat verder dan deze basiselementen door effectievere groepsgesprekken en functies voor sociale netwerken aan te bieden die de betrokkenheid stimuleren. Gebruikers kunnen notificaties, vermeldingen en opmerkingen ontvangen en rich media-inhoud, GIF's en emoji's in chats opnemen.
Het belangrijkste kenmerk van Microsoft Teams is de mogelijkheid om verschillende afdelingen of projectgroepen samen te stellen die kunnen worden georganiseerd in ‘teams’ tot een maximum van enkele duizenden medewerkers. Dit geeft deelnemers de toegang tot de mensen, inhoud, bestanden en tools die ze nodig hebben om een taak te voltooien. Binnen ‘teams’ zorgen afzonderlijke chats voor realtime, contextuele conversaties met meerdere deelnemers. Dit is veel effectiever dan een chaotische groepschat in Skype. Bekijk het webinar hoe Microsoft Teams te personaliseren.
Een ander groot voordeel van Microsoft Teams ten opzichte van Skype for Business Online is de diepe integratie met Office 365-applicaties zoals Word, Excel en Yammer. Dit betekent dat gebruikers snel toegang kunnen krijgen tot de meest relevante bestanden, mensen en applicaties die ze nodig hebben om het werk binnen hun ‘teams’ te voltooien. Deze hechte relatie vereenvoudigt workflows en bespaart werknemers tijd.
Workflows worden nog efficiënter gemaakt door honderden applicatie-integraties van derden en een Teams App Store – waarmee ze frictie en potentiële silo's binnen een IT-omgeving minimaliseren.
Office 365-integratie betekent ook dat ‘teams’ gelijktijdig aan documenten kunnen werken en wijzigingen in realtime aan andere leden kunnen communiceren. Wijzigingen die door een lid van een ‘team’ zijn aangebracht, zijn gemakkelijk zichtbaar voor andere auteurs en bij elke wijziging kunnen opmerkingen worden gemaakt.
Dit is een aanzienlijk voordeel ten opzichte van asynchrone samenwerking via Skype of e-mail, wat meer tijd kost en ertoe leidt dat meerdere exemplaren van hetzelfde document binnen een organisatie circuleren.
Het kan moeilijk zijn om de informatie te vinden waarnaar u op zoek bent in Skype for Business Online, die krachtige archiverings- of zoekmogelijkheden mist. Microsoft Teams biedt uitstekende zoekhulpmiddelen, blijvende chatgesprekken en bladwijzers om het leven gemakkelijker te maken. Binnen Microsoft Teams kunt u ook 'tabbladen' toevoegen voor bepaalde toepassingen binnen kanalen, terwijl sneltoetsen helpen bij navigatie en zoeken. Er is ook de ‘T-Bot’ chatbot opgenomen waarmee gebruikers vragen kunnen stellen in duidelijke, natuurlijke taal. Bekijk het webinar wegwijs worden in Microsoft Teams.
Microsoft Teams gebruikt de door gebruikers ingevoerde informatie en applicatie-integraties om processen te automatiseren. Automatisering bevrijdt personeel van tijdrovende, repetitieve taken, zodat zij zich kunnen concentreren op werk met een hogere toegevoegde waarde. Teams leert hoe individuele gebruikers werken en geeft aanbevelingen, terwijl het ook ondersteuning biedt voor chatbots en automatische vertaling. In de toekomst zal Cortana ook worden geïntegreerd. Dit soort zaken stimuleert digitale transformatiestrategieën en helpt bij het opbouwen van een connected workforce.
Net als Skype for Business Online is Microsoft Teams een cloud-gebaseerde service. Dit betekent dat het wordt ondersteund door dezelfde investeringen van meerdere miljarden euro die Microsoft doet in cloudbeveiliging en dat updates automatisch worden toegepast. Organisaties kunnen erop vertrouwen dat migratie op geen enkele manier invloed heeft op hun bescherming.
Teamchats zijn standaard blijvend. Dit betekent dat het gemakkelijker is om informatie te vinden en te archiveren. Organisaties kunnen bewaarbeleid instellen dat Teams inactief maakt of zelfs verwijdert na een bepaalde periode vanwege compliance-redenen. Bovendien kan individueel beleid worden ingesteld voor privéchats of channel-berichten.
Microsoft Teams is een kans om de manier waarop uw organisatie communiceert en samenwerkt te transformeren en is evenzeer een culturele als een technologische verandering.
Onze handleding: ‘Hoe te migreren van Microsoft Skype for Business online naar Teams’ helpt u bij het identificeren van de optimale transitiestrategie voor uw organisatie en benadrukt hoe u het potentieel van uw werknemers kunt maximaliseren.
Wilt u meer weten over de mogelijkheden die Office 365 en Microsoft Teams bieden om samenwerking en communicatie tussen werknemers te verbeteren? Bekijk dan hier video’s, handleidingen, artikelen en onze webinar series.
