Blog Back-up voor data in Office 365

Door Insight Editor / 29 Oct 2020 / Onderwerpen: Back-up en opslag Cloud Microsoft 365 Cybersecurity

Een IT-specialist werkt aan een back-up voor data in Office 365

Elke organisatie is verantwoordelijk voor de data die zij verzamelt, in bezit heeft en verwerkt. Niet alleen vanwege wet- en regelgeving, maar vooral omdat je met je kostbare bezittingen goed om wilt gaan. Maar hoe zit dat met data die we in de cloud zetten. Zijn cloudaanbieders als Microsoft daar dan verantwoordelijk voor? En wat is uw rol als Service Provider wanneer u bepaalde beheertaken gedeeltelijk of volledig van uw klant overneemt?

In de lucht

Gebruikers en aanbieders van diensten als Office365 denken vaak dat de publieke cloud ‘alles’ voor ze regelt. ‘Alles’ zit immers toch in de cloud? Niets is minder waar.

Plat geschreven en gezegd, Microsoft als aanbieder van de Office 365-dienst is uitsluitend verantwoordelijk voor het ‘in de lucht houden’ van de Office 365-dienst. Alle data die een klant in Office 365 plaatst, zoals e-mailberichten, documenten in SharePoint en bestanden in Teams, is geen onderdeel van de dienst en daarmee niet de verantwoordelijkheid van Microsoft.

Nu horen wij u al denken: “Maar als een medewerker bij een klant per ongeluk een e-mail weggooit zit dat toch in de Office365 prullenbak?” Dat klopt. Echter, dat duurt maar 30 dagen, daarna wordt het bericht definitief verwijderd. Voor data in bijvoorbeeld SharePoint, krijgt een klant iets meer respijt, maar daar is na drie maanden ook echt niets meer te redden.

Gedeelde verantwoordelijkheid

Als Service Provider bent u, net als een public Cloudaanbieder, uitsluitend verantwoordelijk voor het leveren van uw dienst. Toch? Nee, dat ligt iets genuanceerder. Als Service Provider levert u niet alleen een dienst (een desktop op afstand bijvoorbeeld), maar neemt u meestal ook het beheer van uw klant over. Het is immers een ‘managed desktop’ om bij ons voorbeeld te blijven. Daarmee neemt u dus meer verantwoordelijkheid. U bent strikt genomen dan wel de verwerker van de data, maar uw klanten mogen meer verwachten en verwachten dat ook. U hebt een gedeelde verantwoordelijkheid, samen met uw klant.

Intelligente Back-up

U neemt die gedeelde verantwoordelijkheid, en maakt uiteraard back-ups van data in uw datacenter (hopen wij allen). Maar de data in Office 365 bevindt zich niet in uw datacenter, maar in het datacenter van Microsoft. Daar heeft u dus een speciale back-up (dienst) voor nodig.

Er is meer. U wilt natuurlijk een oplossing die eenvoudig te beheren is, voor alle verschillende klanten binnen uw omgeving. Een oplossing die ook te combineren is met data in uw datacenter en data die bij de klant staat. Geen variëteit aan oplossingen met elk hun eigen bediening en portaal. Maar wel een oplossing waarbij op bestandsniveau informatie terug is te halen en bewaarbeleid (retention policies) in te stellen zijn.

Eenduidigheid, eenvoud in beheer en betaalbaar bovendien. Denk dan eens aan Veeam back-up voor Office 365. Speciaal voor Service Providers hebben specialisten van Veeam en Insight in een webinar een aantal scenario’s uitgewerkt waar u uw voordeel mee kunt doen. Wilt u direct meer informatie, neem dan contact op met uw Insight-accountmanager.

Of download het 2021 eBook