Article Het niet migreren van SharePoint 2010-workflows leidt tot verstoring van de processen.
Door Insight Editor / 14 Aug 2020 / Onderwerpen: Cloud Microsoft Azure Data analyse Data and AI
De suggestie dat de gegevens van een organisatie het meest waardevolle bezit zijn, is een uitspraak die cliché lijkt. Maar het is in bepaalde gevallen ook waar.
Hoe meer informatie een organisatie over zichzelf en zijn klanten heeft, hoe beter de genomen beslissingen en hoe productiever de medewerkers kunnen zijn. Het beheren en gebruiken van deze informatie over mensen, applicaties en processen is daarom cruciaal voor succes.
Al meer dan tien jaar biedt Microsoft SharePoint een platform om deze enorme kennis te hosten en te delen. Recenter hebben SharePoint workflows organisaties in staat gesteld om nog efficiënter en productiever te worden door het automatiseren van tijdrovende taken. Zo krijgen medewerkers meer tijd om waardevoller werk uit te voeren dat echte bedrijfsveranderingen teweegbrengt.
"Het nieuws dat Microsoft later dit jaar de SharePoint 2010-workflows niet meer ondersteunt, vraagt dus om een onmiddellijke reactie. Als er geen actie wordt ondernomen, zal dit niet alleen de digitaliseringsinspanningen schaden, maar ook leiden tot een verstoring van de bedrijfsvoering."
Wat gaat er gebeuren
Vanaf 1 augustus 2020 worden de SharePoint 2010 workflows uitgeschakeld voor alle nieuwe tenants en vanaf 1 november 2020 worden deze workflows verwijderd van alle bestaande tenants.
Microsoft heeft gezegd dat de volgende ingebouwde workflows worden beïnvloed:
- Goedkeuring: Deze workflow leidt een document of een item naar een groep mensen voor goedkeuring.
- Feedback verzamelen:Deze workflow leidt een document of een item naar een groep mensen voor feedback. Recensenten kunnen feedback geven, die vervolgens wordt samengesteld en verstuurd naar de persoon die de workflow heeft geïnitieerd.
- Handtekeningen verzamelen:Deze workflow leidt een Microsoft Office document naar een groep mensen om hun digitale handtekeningen te verzamelen.
- Goedkeurin voor Publicatie:Dit is vergelijkbaar met de goedkeuringsworkflow in die zin dat het de routering van ontwerppagina's naar vakspecialisten en belanghebbenden voor beoordeling en goedkeuring automatiseert.
- Three-State:Deze workflow kan worden gebruikt om bedrijfsprocessen te beheren waarbij organisaties een hoog volume aan issues of items moeten bijhouden - zoals klantondersteuningsvraagstukken, sales leads of projecttaken.
Kortom, organisaties die vertrouwen op SharePoint 2010 workflows hebben drie maanden de tijd om een migratie te plannen als ze de bedrijfscontinuïteit willen behouden. Dit is geen geval van het missen van nieuwe mogelijkheden of updates - deze processen zullen gewoon stoppen te werken.
Geen actie ondernemen is een risicovolle keuze. Organisaties die voor hun contractbeheer afhankelijk zijn van workflows zullen bijvoorbeeld te maken krijgen met ernstige verstoringen die tijd en geld kosten.
Het einde van de ondersteuning moet echter worden gezien als een kans om meer gesofisticeerde vormen van automatisering te omarmen die de efficiëntie verder kunnen verbeteren en de digitalisering kunnen versnellen.
Is het mogelijk om te migreren naar SharePoint 2013?
Microsoft heeft bevestigd dat SharePoint 2013 workflows ondersteund zullen blijven tussen 1 augustus en 1 november 2020, en het zal mogelijk zijn om SharePoint 2010 workflows te verplaatsen naar een meer recente versie.
Microsoft heeft echter ook gewaarschuwd dat het van plan is om SharePoint 2013-workflows in de niet al te verre toekomst niet meer te ondersteunen. Vanaf 1 november zullen de workflows standaard worden uitgeschakeld voor nieuwe tenants, hoewel er geen tijdschema is gegeven voor de geplande uitfasering.
Dit betekent dat, hoewel het mogelijk is om workflows te verplaatsen naar SharePoint 2013, organisaties die dit pad volgen op korte termijn weer moeten migreren. Hetzelfde geldt voor de klanten van Microsoft SharePoint 2016. Er is echter een meer toekomstgerichte optie.
Wat is Microsoft Power Automate?
Microsoft Power Automate biedt organisaties meer geavanceerde vormen van automatisering door te fungeren als een schakel tussen verschillende platformen. Als de informatie van een organisatie zich vrij kan bewegen tussen Microsoft 365 en applicaties van derden, dan kan de automatisering krachtiger worden en zich uitbreiden naar meer delen van de IT-infrastructuur.
Workflows kunnen worden gemaakt met Point-and-click tools, en er zijn honderden vooraf gebouwde applicatie-connectoren. Er is geen begrip van code of API-interfaces nodig.
Power Automate adoptie ontsluit andere mogelijkheden die deel uit maken van het Microsoft Power Platform, dat ook Microsoft Power BI en Microsoft Power Apps omvat. De eerste biedt mogelijkheden tot datavisualisatie, terwijl de tweede iedereen de mogelijkheid biedt om een aangepaste applicatie te maken.
Elke service opereert onafhankelijk, maar door ze samen te gebruiken, kunnen organisaties data en content optimaal benutten en geheel nieuwe, intelligente manieren van werken mogelijk maken.
Wat moet ik doen?
De technologie verandert voortdurend en innovaties die vandaag als toonaangevend worden beschouwd, kunnen morgen achterhaald zijn. Migratie naar een modernere versie van SharePoint zal op korte termijn de bedrijfscontinuïteit waarborgen, maar zal uiteindelijk ook actie vereisen. Microsoft Power Automate biedt toegang tot krachtige automatiseringsmogelijkheden, en als een zich steeds verder ontwikkelend platform biedt het een oplossing voor de langere termijn dan cyclische updates.
Door Microsoft Power Automate te combineren met Microsoft 365 en andere cloudtechnologieën kunnen organisaties hun digitale transformatieprojecten versnellen en profiteren van extra beveiliging en ondersteuning, maar ook van de overstap naar een wendbaarder OPEX-model.
Als Microsoft-partner kan Insight helpen bij het identificeren van de implicaties van end-of-life-workflows voor SharePoint 2010 en aanbevelingen doen voor de migratie naar Microsoft Power Automate en het moderniseren van workflows.
