Blog Bouwen aan de Business Case voor Software Asset Management
Door Insight Editor / 29 Jul 2020 / Onderwerpen: As a service Software Procurement Software Asset Management (SAM)
Executives zijn er niet van overtuigd dat een solide Software Asset Management plan een bedrijfskritische inspanning is. Maar in de huidige bedrijfswereld is dat wel zo. Dus hoe overtuig je de C-suite om te investeren in een robuuster programma?
Heeft u moeite om uw C-suite te overtuigen om te investeren in de Software Asset Management (SAM) praktijk van uw organisatie? Dat horen we vaak.
Het is logisch, want tien jaar geleden was SAM niet nodig. De proliferatie van Software as a Service (SaaS) introduceerde de dreiging van audits en de noodzaak om te focussen op compliance. Maar het echte software asset management, waarbij organisaties actief hun licentierechten en gebruik bijhouden, is traag op gang gekomen.
In feite is naar schatting 45% van de organisaties in een reactieve staat als het gaat om SAM, waarbij ze alleen maar reageren op leveranciersaudits als die plaatsvinden of zich richten op grote contractverlengingen.
Maar met steeds complexere softwarelicentie-omgevingen, waaronder de wijdverbreide invoering van cloudplatforms, zou uitgebreide Software Asset Management deze organisaties kunnen helpen om ongebruikte licenties te vermijden`, te voorkomen dat ze te veel aankopen doen en ook audits worden vermeden.
En aangezien software zo verankerd is in het moderne bedrijfsleven, heeft SAM zich ontwikkeld tot een praktijk die een brede invloed heeft binnen de organisatie. Het ondersteunt nu de strategische bedrijfsontwikkeling op meerdere afdelingen en IT-managers zullen hun leidinggevenden moeten overtuigen om bedrijfsbrede steun voor SAM-initiatieven te verkrijgen.
Maar hoe overtuig je de C-suite daarvan?
Het benaderen van uw stakeholders
Naleving is bijna een gevolg van een effectieve SAM-implementatie. Het helpt de kosten te drukken, maakt tijd vrij voor de werknemers en zorgt ervoor dat ieders software en tools beter werken. Maar veel executives zien SAM nog steeds als een eenvoudige weg naar compliance (als ze er al aan denken). U zult hun manier van denken moeten veranderen.
Als u hulp nodig hebt bij het samenstellen van alle redenen waarom software asset management een zakelijke noodzaak is, radbeen wij u aan om naar dit on demand webinar te kijken.
Maar eerst is het van belang om uit te zoeken wie u moet betrekken bij een SAM-investeringsdiscussie en het is belangrijk om verder te gaan dan alleen de C-suite en IT-leiders. SAM-initiatieven hebben verstrekkende gevolgen voor veel afdelingen, waaronder HR, financiën en juridische zaken, en u zult hun software-uitdagingen willen begrijpen om een strategie te creëren die iedereen helpt.
Geef ze opties
Zodra u alle relevante belanghebbenden hebt geïdentificeerd, is het belangrijk om niet alleen de huidige uitdagingen en voordelen van uitgebreid software asset management te schetsen, maar ook de potentiële risico's en meerdere opties voor een oplossing. In brede zin, leg uit wat er zal gebeuren als ze:
- Ga door met de huidige "strategie" en accepteer de bijbehorende risico's.
- Wacht tot er een grote audit plaatsvindt en het team zich moet haasten om te reageren.
- Ga overboord en implementeer alle "nice-to-haves" die niet echt nodig zijn.
- Volg het voorgestelde plan (een realistische oplossing voor de problemen van vandaag).
Hopelijk gaan ze voor het laatste, maar zo niet, dan weet u in ieder geval waar ze voor getekend hebben.
Definieer duidelijk het doel van uw softwarelicenties
Er is geen one-size-fits-all SAM-strategie omdat elke organisatie zijn eigen uitdagingen heeft. De uwe kan worstelen met het verkrijgen van de beste prijs voor contracten, het voorkomen van inkoop van teveel licenties als gevolg voor angst voor audits of proberen om de bestaande softwareomgeving te begrijpen.
Wanneer u achter C-level support voor uw nieuwe programma aangaat, definieer dan duidelijk het doel dat u probeert te bereiken, zoals:
- Het versterken van uw onderhandelingspositie met levernaciers
- Het vinden en opnieuw inzetten van ongebruikte licenties.
- Kosten besparen door de eerste keer de juiste hoeveelheid licenties aan te schaffen.
- Het elimineren van schaduw IT door te investeren in software die uw medewerkers daadwerkelijk gebruiken.
- Het stroomlijnen van inkoopprocessen.
Dit helpt uw afdeling om beter gedefinieerde doelen te halen die makkelijker te meten zijn.
Aan de slag
Hopelijk betalen al uw overtuigende argumenten, statistieken en kostenanalyses zich uit en krijgt u groen licht van uwstakeholders. Nu is het tijd om de daad bij het woord te voegen.
Een cruciaal detail waar u rekening mee moet houden is of u dit nieuwe plan alleen met eigen middelen gaat uitvoeren of dat u een derde partij gaat benaderen. Als Software Asset Management nieuw is voor u, zult u al snel merken dat expertise moeilijk te verkrijgen is en dat het nog moeilijker is om SAM-experts te behouden.
Als u van plan bent om een deel van uw SAM uit te besteden, zorg er dan voor dat u potentiële serviceorganisaties of consultants onderzoekt en neem hun verwachte bijdragen (en honoraria) op in uw eerste presentatie.
Er zijn vele soorten IT-partners, met verschillende niveaus van SAM-expertise en -capaciteiten. Kies er een die niet alleen kan helpen met uw plannen voor de uitdagingen van vandaag, maar ook met u kan schalen en de uitdagingen van morgen kan oplossen.
Het Insight software asset management team heeft de expertise om uw oranisatie te helpen het meeste uit de software-investeringen te halen.
