Client story Reference Case Hamilton Bright
Door Insight Editor / 5 Jul 2019 / Onderwerpen: Mobility Personeel
Nooit meer dubbel geboekte vergaderruimtes bij Hamilton Bright
Hamilton Bright is een sales- en marketingspecialist die merken op de winkel- en horecavloer ondersteunt en versterkt, met als doel het rendement van de opdrachtgever te verhogen. De ruim 900 medewerkers en specialisten van Hamilton Bright ondersteunen een aantal van de grootste bedrijven in de consumentenelektronica, voedingsindustrie, doe-het-zelf, cosmeticaen drogisterijenindustrie en in de out-of-home-sector, in zowel Nederland als in België.
De Uitdaging
Bij de drie kantoren van Hamilton Bright in Sneek, Naarden en Wilrijk vinden wekelijks talloze meetings plaats tussen klanten, medewerkers en sollicitanten. De speciaal daarvoor bestemde vergaderruimtes op alle locaties werden eenvoudig ingepland via de Outlook-agenda. Met het maken van een afspraak via Outlook hoefden medewerkers alleen maar een beschikbare ruimte toe te voegen aan de vergadering en iedereen was in één keer op de hoogte van de vergaderdatum, het tijdstip, de locatie én de ruimte. Toch bleek dit systeem niet waterdicht.
“Onze collega’s van Office Management kregen steeds vaker te horen dat er op bepaalde dagen onvoldoende beschikbare ruimte voor overleg was, terwijl we ook constateerden dat die ruimtes op andere dagen juist ongebruikt bleven. Daar kan natuurlijk van alles aan ten grondslag liggen. Zo werken we hier met flexplekken en zoeken mensen wel eens even een rustige plek om te werken of te kunnen bellen, maar het gebeurde ook dat er een spontane meeting moest plaatsvinden en men de eerste lege ruimte pakte, zonder in de agenda te kijken. Met alle techniek van tegenwoordig leek het me dat dit beter moest kunnen. Ik ging dan ook op zoek naar een manier om onze vergaderruimtes op een efficiënte manier te kunnen beheren,” aldus Chris Postma, ICT & System Administrator bij Hamilton Bright.
Postma dacht hierbij in eerste instantie aan een oplossing met tablets bij de vergaderruimtes. Het aanleggen van stroomvoorziening of bevestigingsmateriaal voor dit soort beeldschermen bracht echter een nieuwe uitdaging aan het licht, want veel van de scheidingswanden zijn van glas.
In een zoektocht naar een geschikte oplossing kwam men via Insight in aanraking met JOAN, een boekingssysteem voor vergaderruimtes. Insight bood ondersteuning bij de implementatie en adoptie van dit nieuwe systeem.
"Het was me meteen duidelijk dat dit de oplossing was die we bij Hamilton nodig hadden. Het evenement was midden oktober, in november hadden we de producten al in huis voor onze grootste locaties en kon ik aan de slag."
Chris Postma, ICT & System Administrator bij Hamilton Bright
