Door Insight Editor / 16 Jan 2019 / Onderwerpen: Cloud Uitgelicht Microsoft 365
Microsoft Office is al sinds de lancering van de eerste versie in 1990 een synoniem voor zakelijke productiviteit. De eerste versie bestond uit 3 kernprogramma’s – Word, Excel, PowerPoint – programma’s die sindsdien universeel zijn geworden op de werkplek.
Microsoft Office is nu zozeer ingeburgerd in het taalgebruik op kantoor dat de meeste mensen tijdens hun carrière vast en zeker een tekstbestand een ‘Word-document’ hebben genoemd, een collega hebben gevraagd om iets ‘uit te werken in Excel’ of hebben geklaagd over ‘death by PowerPoint’. En daar is niks aan overdreven: wereldwijd maken meer dan 1 miljard mensen gebruik van Microsoft Office.
In de loop der jaren zijn extra programma’s toegevoegd, maar het is ontegenzeglijk dat de overstap naar de cloud, na de lancering van Office 365 in 2011, de grootste innovatie is geweest. Dit abonnement-gebaseerde model biedt gebruikers toegang tot de laatste versie op het device van hun keuze.
Tegenwoordig is Office 365 de meest populaire cloudtoepassing ter wereld en is er geen enkel excuus om niet te upgraden. Maar als u toch nog niet bent overtuigd, bekijk dan onze lijst met de beste redenen voor het kopen en in gebruik nemen van Office 365.
Voordat Office 365 zich meldde, moesten gebruikers steeds een licentie kopen voor de laatste versie van de software. Microsoft pushte altijd security-updates en patches tussen de nieuwste grote releases van de software, maar niet frequent genoeg en gebruikers moesten het hele complexe proces doorlopen voor het installeren van patchupdates.
Voor Office 365 worden deze updates aan het programma periodiek en automatisch door Microsoft geïnstalleerd. Dit betekent dat gebruikers toegang hebben tot de allerlaatste functies als onderdeel van het abonnement en ze direct kunnen profiteren van extra productiviteit.
De enige manier om informatie of een bestand via de lokale versie van Microsoft Office op te halen, was via de PC of het netwerk waar dit was opgeslagen. Bij Office 365 kunt u elk bestand op elk apparaat openen, omdat ze zijn opgeslagen in de cloud op OneDrive. En even zo handig: u kunt ze delen met collega’s die gebruik maken van Microsoft Teams.
Microsoft Office is beperkt tot gebruik op de pc, maar Office 365 kan op vrijwel elk device worden gebruikt. Toepassingen zoals Microsoft Word, Excel en PowerPoint zijn beschikbaar op Android-smartphones en tablets, iPhone en iPad. Toegang tot de mobiele apps is onderdeel van het abonnement, zodat gebruikers documenten, spreadsheets en presentaties onderweg kunnen lezen en aanpassen.
Maar door in te loggen met een Microsoft Office 365-account wordt toegang geboden tot aanvullende functies die productiviteit verder verhogen, zoals geavanceerd editing en opmaken, verbeterde samenwerking en opslagruimte.
En daarnaast biedt een Office 365-abonnement u de mogelijkheid om applicaties te gebruiken op een tablet groter dan 10,1 inch.
Met de lokale versie van Microsoft Office werken gebruikers meestal alleen, wat betekent dat er meerdere kopieën binnen een organisatie kunnen circuleren en veranderingen verloren kunnen gaan in een langdurige Outlook-uitwisseling.
Omdat Office 365 cloud-gebaseerd is, biedt het legio samenwerkingsmogelijkheden, zodat gebruikers online, offline of tegelijkertijd met collega’s aan documenten werken. Dit zorgt ervoor dat iedereen de veranderingen van de ander kan zien en er een enkel bijgewerkt bestand wordt gebruikt.
Bestanden kunnen ook binnen een organisatie worden gedeeld of tussen specifieke teams die gebruikmaken van Microsoft Teams, zodat iedereen een document kan gebruiken als dit nodig is.
Om optimaal van deze samenwerkingsfuncties gebruik te maken en ervoor te zorgen dat gebruikers op het apparaat van hun keuze kunnen werken, is de cloud de enige échte plek voor het opslaan van Office 365-documenten. Office 365 biedt u 1 TB opslagruimte per gebruiker en de bestanden zijn eenvoudig toegankelijk voor iedereen met een internetverbinding. Dit is niet alleen effectiever, het biedt u ook de mogelijkheid om de opslagruimte op devices voor andere dingen te gebruiken.
U zou natuurlijk licenties kunnen kopen voor meerdere pc’s met oudere versies van Microsoft Office, maar Office 365 maakt het eenvoudiger dan ooit om op meerdere devices te werken. Met Office 365 kunt u zich tegelijkertijd aanmelden op 5 devices, zodat u op uw pc, Mac, tablet of smartphone kunt werken. Altijd en overal.
Omdat Office 365 via de cloud wordt geleverd, betekent dit dat u automatisch de laatste versie van de software krijgt, met de meest recente beveiligingsupdates. Dit betekent dat u kunt profiteren van de aanzienlijke investeringen van Microsoft in beveiliging en elimineert ook de noodzaak van het patchen.
Dit maakt niet alleen een einde aan het handmatig installeren van patches, het verlaagt ook de beveiligingsrisico’s voor uw IT-omgeving. Voor een klein bedrijf kan dit tijd besparen die voor iets anders kan worden gebruikt, terwijl een IT-afdeling bij een groter bedrijf met de tweeledige rol van onderhoud en innovatie, meer medewerkers vrij kan maken voor taken die meer waarde hebben.
Kleine bedrijven en IT-afdelingen kunnen ook profiteren van dag-en-nacht toegang tot Office 365-experts die kunnen helpen bij technische issues of facturerings- en abonnementsondersteuning. Dit zorgt ervoor dat alle problemen snel worden opgelost, zodat u het maximale uit uw abonnement kunt halen met minimale verstoring.
Traditionele Microsoft Office-licenties vereisten betaling van aanzienlijke bedragen vooraf. Voor een klein bedrijf of organisatie die meerdere licenties nodig heeft, kan dit cash-flowproblemen opleveren en kan dit het lastig maken om licenties op te schalen als nieuwe werknemers in dienst treden.
U betaalt ofwel een klein maandelijks bedrag voor Office 365 of voor een volledig jaar als u geld wilt besparen. Dit geeft organisaties de mogelijkheid om abonnementen toe te voegen of te verwijderen waar nodig en het risico op financiële verspilling te verminderen.
Het was nog nooit zo eenvoudig om Microsoft Office 365 in gebruik te gaan nemen en met een vertrouwde partner zoals Insight weet u zeker dat u het juiste pakket voor uw organisatie in huis haalt.
Als u koopt via het Insight Cloud Solution Provider-programma (CSP) krijgt u ook toegang tot flexibele maandelijkse facturering en ingebouwde ondersteuning, zodat u zich bezig kunt houden met uw zakelijke activiteiten terwijl wij voor al het andere zorgen.
Wilt u meer informatie over Office 365? Neem dan contact op met een specialist.
