Blog 6 stappen om contact houden met collega’s bij het thuiswerken
Door Insight Editor / 27 May 2020 / Onderwerpen: Personeel Collaboration
Auteur: Remco van Vugt
Bijna 20 jaar ervaring in de IT-industrie. Als specialist in Microsoft Office 365 helpt Remco al vele jaren organisaties en medewerkers de vele mogelijkheden van Office 365 toe te passen in hun dagelijkse werk. Zijn focus ligt op de eindgebruiker (communicatie, adoptie, training, inspiratie) en de inzet van standaard functionaliteiten zoals Teams, SharePoint of OneNote ter ondersteuning van de samenwerking, kennisdeling en communicatie.
Miljoenen Nederlanders werken vanwege het coronavirus al weken thuis. Het nieuwe is ervan af en veel werknemers hebben hun draai gevonden. Zolders en/ of kamers zijn getransformeerd tot thuiswerkplekken en een videocall is inmiddels dagelijkse routine. Maar er zijn uitdagingen die niet zo eenvoudig op te lossen zijn. Want hoe blijf je contact houden met collega’s? Hoe houd je projecten en campagnes draaiende? En hoe blijf je productief? Met deze tips help ik je graag op weg.
Laten we het ADKAR-model eens bekijken
Als change en adoption consultant bij Insight help ik bedrijven bij het implementeren van het digitale communicatie- en samenwerkingsplatform Microsoft Teams. De vraag naar dit soort platformen is nu groter dan ooit. Tot voor kort was het soms lastig medewerkers te overtuigen van de voordelen van digitaal samenwerken en het op de juiste wijze gebruik maken van nieuwe systemen. Nu vraagt de gewijzigde omgeving waarin velen werken, om die processen te versnellen en in te voeren bij meerdere klanten. En dat lukt. Waar mijn collega’s en ik pre-corona nogal eens tegen weerstand aanliepen, zien medewerkers nu de noodzaak tot adoptie van die thuiswerkapplicaties. Een systeem dat dit makkelijker, efficiënter en leuker maakt wordt vaak met open armen ontvangen.
Wanneer we naar het ADKAR-model kijken, een model dat vaak wordt toegepast bij verandermanagement, zien we dat vier van de vijf bouwstenen voor succesvolle verandering door de corona-maatregelen al bestaan:
- Awareness (bewustzijn): de noodzaak voor verandering is duidelijk. Zoveel mogelijk thuiswerken zorgt voor een indamming van de verspreiding van het coronavirus.
- Desire (verlangen): thuiswerken is voor veel mensen het ‘nieuwe’ normaal, dat is een gegeven. Het verlangen naar tools die dit makkelijker maken is als vanzelf ontstaan.
- Knowledge (besef): waar het de eerste weken voor veel mensen nog even zoeken was, is de kennis over hoe te veranderen er inmiddels ook.
- Reinforcement (bekrachtiging): omdat een terugval naar ‘oud’ gedrag niet mogelijk is, kan ook deze bouwsteen worden afgevinkt.
De 6 stappen om betrokken te blijven op de thuiswerkplek
1) Accepteer de situatie
De bouwsteen die niet altijd bestaat is ‘ability’. Dat is het vermogen en gedrag om nieuwe vaardigheden aan te leren en die toe te passen. Dit vermogen is veelal afhankelijk van de medewerkers. Om deze bouwsteen te creëren zijn twee dingen belangrijk: tools en applicaties die gebruiksvriendelijk zijn en tijdsbesparing opleveren én de adoptie daarvan van medewerkers. Vrijwel iedereen die op dit moment thuiswerkt, heeft te maken met uitdagingen die de juiste mindset in de weg kunnen staan: van de zorg voor kinderen die niet kan worden uitbesteed, luidruchtige buren en voor sommige singles de eenzaamheid door gebrek aan sociale contacten met collega’s.
Wat jouw uitdaging ook is: de situatie accepteren helpt deze dragelijker te maken. Veel mensen voelen zich gedwongen om hun werk net zo te doen als op kantoor, maar deze situatie leent zich daar niet voor. Accepteer dat je kinderen hun energie niet buiten de deur kwijt kunnen en dat dus thuis moeten doen, dat collega’s je werkplek zien tijdens videovergaderingen en het thuis te warm of juist te koud is en de bureaustoel niet zo comfortabel als op kantoor. Realiseer je dat iedereen in hetzelfde schuitje zit.
2) Bouw pauzes in
Naast het accepteren van de situatie, is het belangrijk die dragelijker te maken. Laat het thuiswerken voor jou werken: laat het aansluiten bij jouw situatie waardoor een nieuwe balans ontstaat. Het is niet bevorderlijk om twee uur lang onafgebroken naar een scherm te kijken. Het is aan te bevelen om pauzes in lassen. Bijvoorbeeld voor en na elke call. Juist dit zorgt voor een productievere werkdag. Ook al zijn het maar 5 minuten om de call voor te bereiden, koffie of een frisse neus te halen of aantekeningen te maken over vervolgstappen na een call. Het maakt je hoofd leeg voordat je weer een nieuwe videovergadering in gaat. En is je dag niet zo productief als je had gewild? Ga dan terug naar tip 1. Of sluit je computer af en maak eens een wandeling.
3) Praat eens over over andere zaken
Heb je de situatie geaccepteerd en misschien zelfs al wat structuur in je thuiswerkdag gecreëerd? Dan is het tijd voor de volgende stap: maak het leuker! Natuurlijk is het heel prettig zijn om ongestoord aan een project te werken, maar de gesprekken bij het koffiezetapparaat en de vraag hoe je weekend was wordt door veel thuiswerkers gemist.
De korte gesprekken met collega’s zorgt voor betrokkenheid. Je leert collega’s beter kennen, je bent op de hoogte van hun bezigheden en daarnaast ontstaan de beste ideeën vaak wanneer je niet met werk bezig bent. Gelukkig werkt de techniek in ons voordeel. Zo hebben mijn collega’s en ik een “buiten het onderwerp” omgeving geopend: een zakelijke chatroom in Microsoft Teams waarin het geoorloofd is om overal over te praten. Alle collega’s kunnen er 24/7 in en je ziet vanzelf of er mensen aanwezig zijn of niet. Het is ons digitale koffieapparaat.
4) Zet de camera aan
Menselijke interactie is belangrijk. Ook hier biedt de techniek weer uitkomst: zet je camera tijdens vergaderingen. Het voelt natuurlijk anders dan het samen in één ruimte zijn met collega’s, maar het zorgt wel voor meer betrokkenheid.
Vind je het vervelend wanneer collega’s je thuiswerkplek kunnen zien, bijvoorbeeld omdat het er niet zo opgeruimd is als je woonkamer? Verander je achtergrond eens. Kies voor een zakelijke kantooromgeving of kies juist iets persoonlijks of grappigs. Zo zit je opeens op de set van je favoriete film of tussen een nestje jonge koolmezen. Het is kantoorhumor anno 2020.
5) Wees selectief
Ben jij productiever door het thuiswerken, of juist niet? Het ontbreken van reistijd en onderonsjes met collega’s zorgt mogelijk voor extra werktijd aan de ene kant. Maar misschien blijven bij jou de verzoeken voor videovergaderingen wel binnenstromen. Wees daarom selectief. Bedenk je bij inkomende afspraak-verzoeken of jouw aanwezigheid wel nodig is en zo ja, of deze niet korter kan. Is er een agenda?
Zo zijn videovergaderingen met grote groepen over het algemeen niet de beste. Is het toch nodig om met meerdere mensen te overleggen? Maak dan duidelijke afspraken over de agenda. Mijn collega’s en ik beginnen onze werkdag altijd met een gezamenlijke stand-up. De regels zijn duidelijk: iedereen belt in, waar hij ook is. Elke collega krijgt 1 minuut spreektijd om te vertellen wat hij gisteren heeft gedaan, waar hij vandaag mee aan de slag gaat en hoe het gaat. Is er meer tijd nodig voor bepaalde zaken? Spreek dan af om later een vervolgmeeting in te plannen met de mensen voor wie het relevant is.
6) Maak optimaal gebruik van de technologie
Mijn laatste tip om betrokken te blijven tijdens het thuiswerken en te kiezen voor de juiste tools. Er zijn veel gratis applicaties beschikbaar die wellicht voor kleinere organisatie goed werken, maar vaak zijn de mogelijkheden van deze technologieën beperkt zoals: het niet kunnen delen van documenten, een beperkte aantal mensen dat kan deelnemen aan een online vergadering. Daarbij zorgt het gebruik van verschillende applicaties die niet met elkaar verbonden zijn voor onoverzichtelijkheid, vertraging en zelfs overschreden budgetten. Om maar niet te spreken van de onveiligheid van het gebruik van gratis tools. Kies daarom altijd voor een betaalde oplossing waarbij je controle hebt over wat er met jouw data gebeurt en de beveiliging van documenten.
6) Tot slot
Thuiswerken biedt dus veel voordelen: je kunt werken op je eigen manier. Waar en wanneer je wilt. De noodgedwongen huidige situatie waarin we allemaal zitten heeft werken menselijker gemaakt. Maar om net zo efficiënt te zijn als op kantoor en om betrokken te blijven bij collega’s en de organisatie is het gebruik van de juiste applicaties en apparatuur noodzakelijk. Kortom middelen die voldoen aan behoeften op het gebied van gebruiksvriendelijkheid, veiligheid en flexibiliteit.
