Client story apree health zorggegevens beveiligen met Google Workspace

Zorg- en beveiligingsculturen samenbrengen met een vereenvoudigde samenwerkingssuite

Met een volledig geïntegreerde, webgebaseerde oplossing kan het bedrijf eenvoudiger informatie delen en teams wereldwijd in realtime met elkaar verbinden. Zowel de technische teams als de zorgteams van apree health profiteren van deze snelheid om interne processen te versnellen en patiënten beter van dienst te zijn.

Datasets kunnen eenvoudig vanuit BigQuery worden geëxporteerd naar Google Sheets of rechtstreeks naar Looker. Zo kan via gecontroleerde toegang actuele statusinformatie worden gedeeld.

Voor de patiëntenzorg gebruiken zorgverleners Meet om met patiënten te communiceren. Daarnaast zetten ze Slides in om op schermen in ongebruikte behandelkamers gezondheidstips en best practices te tonen.

Vanuit beveiligingsperspectief heeft apree health het identiteitsbeheer en de monitoringmogelijkheden samengebracht in één oplossing, zodat het IT-team het wereldwijde personeelsbestand efficiënter kan beheren.

"Met Google Workspace hoeven we niet langer de interacties tussen drie of vier verschillende desktopagents te beheren. In plaats daarvan kunnen we onze toegangscontroles centraal vanuit één omgeving beheren", aldus Bryner.

Om de overstap van de eerdere oplossing naar Google Workspace soepel te laten verlopen en de ambitieuze implementatieplanning te halen, werkte het bedrijf samen met Insight, een Google Cloud Premier Partner.

"Ons team beschikt over veel technologische expertise, maar Insight bracht de migratiekennis en ervaring met verandermanagement in die nodig waren om de migratie tot een succes te maken", aldus Bryner

Insight begeleidde apree health bij de totstandkoming van de organisatie, waarbij twee bedrijven hun verschillende technologielandschappen samenvoegden tot één geheel. Tijdens dit traject hielp Insight apree health om in zes maanden tijd meer dan 1.200 medewerkers succesvol te migreren van hun eerdere oplossing.

Daarnaast verzorgde Insight meer dan 40 trainingssessies voor medewerkers om het verandermanagement binnen de hele organisatie te ondersteunen.

"Ze wisten wat ervoor nodig was om specifieke datasets te migreren, hoe onze gebruikerservaring eruit moest zien en welke training we nodig hadden om onze uitrol succesvol te maken", voegt Bryner toe.

Zero Trust implementeren met verbeterde toegangscontroles

Een van de belangrijkste succescriteria voor de migratie van apree health was het realiseren van een Zero Trust-beveiligingsstrategie. Door toegangsbeleid duidelijk vast te leggen en te bepalen wie wanneer toegang heeft tot welke data, kan het bedrijf zijn eigen informatie, die van klanten en de gegevens van hun patiënten beschermen.

"Door alles via onze Workspace Admin-console te beheren, hebben we inzicht in welke data waarheen gaan en kunnen we eenvoudig bepalen wie er toegang toe heeft", vertelt Bryner. "Het is beter dan andere platforms die ik heb gebruikt, omdat je niet hoeft te gissen. Als je een instelling wijzigt, weet je precies wat het resultaat zal zijn."

Een gecentraliseerd beheerportaal maakt het voor het kleine IT-team van apree health bovendien eenvoudig om klanten en auditors precies te laten zien hoe het bedrijf zijn data beschermt.

"Een auditor vroeg ons onlangs aan te tonen dat we multifactorauthenticatie gebruiken", vertelt Bryner. "Het enige wat ik hoefde te doen, was door de Workspace Admin-console te scrollen en het selectievakje met ‘MFA’ te laten zien. Zo eenvoudig is het."

Samenwerking versnellen met Gemini voor Google Workspace

Na de succesvolle migratie naar Google Workspace zag apree health een nieuwe kans om de samenwerking tussen teams verder te verbeteren door als een van de eerste organisaties Gemini voor Google Workspace te omarmen. Hoewel de organisatie voorop wilde lopen met toepassingen van generatieve AI (GenAI), koos ze voor een weloverwogen aanpak van de implementatie.

"Niet iedereen heeft ervaring met GenAI", aldus Bryner. "Mensen weten dat je er bijvoorbeeld grappige gedichten mee kunt maken, maar wij wilden het aantal mogelijke zakelijke toepassingen juist afbakenen, bijvoorbeeld het genereren van documentsjablonen of het opstellen van e-mails. Zo wisten we precies hoe we ons team moesten trainen en hoe we er zoveel mogelijk waarde uit konden halen."

Medewerkers gebruiken Gemini nu onder meer om ideeën te genereren en zoals Bryner het omschrijft, "de drempel van een lege pagina te overwinnen".

Omdat Gemini volledig is geïntegreerd in de Workspace-suite, wordt het beschermd door dezelfde beveiligingsmaatregelen. Hierdoor kunnen zelfs artsen Gemini gebruiken om patiëntnotities te ordenen, interne berichten anders te formuleren en patiëntgerichte communicatie met behulp van GenAI te verfijnen.

Focus op beveiliging om groei mogelijk te maken

apree health blijft zoeken naar nieuwe manieren om workflows te optimaliseren en de beveiliging verder te versterken. Onlangs implementeerde het bedrijf passkeys, zodat teams zonder wachtwoord kunnen inloggen. De verbeterde beveiliging bij het aanmelden heeft, in combinatie met beter toegangsbeheer, geholpen om aanvallen op inloggegevens terug te dringen en de algehele beveiligingspositie van het bedrijf te verbeteren. Hierdoor kan het team zich richten op sneller werken.

"We werken nu op een totaal andere manier dan voorheen", aldus Bryner. "We kunnen in realtime én asynchroon schakelen tussen Sheets, Slides en Docs en samenwerken met teams aan de andere kant van de wereld. Doordat we informatie naadloos kunnen delen, kunnen we sneller werken en onze klanten en hun patiënten beter van dienst zijn."