Client story KNMI migreert naar SharePoint Online

Achtergrond

Het KNMI is het onafhankelijke overheidsinstituut voor onderzoek naar weer, klimaat en seismologie. Sinds 2018 gebruikten de ruim 700 medewerkers Confluence als digitale werkomgeving voor kennisdeling. Naarmate het platform groeide, ontstond behoefte aan een toekomstbestendige informatievoorziening die beter aansloot op de rijksbrede Microsoft-strategie. Na een succesvolle migratie van Slack naar Teams, begeleidde Insight ook deze overstap van Confluence naar SharePoint Online.

Uitdaging

Confluence was in de loop der jaren uitgegroeid tot een omvangrijke kennisomgeving. Door de groei van het platform ontstond behoefte aan meer structuur, een uniforme inrichting en een kritische blik op welke informatie nog actueel en relevant was. Tegelijkertijd was het belangrijk dat medewerkers tijdens de migratie toegang hielden tot de informatie die zij dagelijks gebruikten én dat ze werden voorbereid op het werken met de nieuwe omgeving.

Het KNMI wilde de informatie toekomstbestendig inrichten, eigenaarschap van documentatie beter organiseren en aansluiten op de rijksbrede Microsoft-omgeving. Daarnaast stond kennisoverdracht centraal, zodat de organisatie de nieuwe omgeving na de migratie zelfstandig kon gaan beheren en ontwikkelen.

“Met SharePoint kunnen we onze documentatie centraal beheren. Informatie is beter doorzoekbaar en beter vindbaar. Doordat Teams en SharePoint naadloos samenwerken, voorkomen we dat informatie versnipperd raakt en wordt samenwerken een stuk eenvoudiger.”

Wouter Visser, product owner kantoorautomatisering bij het KNMI

Oplossing & Resultaat

Samen met het KNMI startte Insight met een assessmentfase waarin de bestaande Confluence-omgeving werd geanalyseerd. “Een migratie is zelden een technische exercitie. De echte uitdaging zit in het opnieuw organiseren van informatie,” zegt Jelle Woudt, Executive Accountmanager Government bij Insight. Door de organisch gegroeide structuur, met verschillende sites, pagina’s, rechten en documentatie, waren bewuste keuzes nodig rondom informatiearchitectuur, governance en toekomstig gebruik.

Via pilots werden Confluence-onderdelen stapsgewijs gemigreerd naar SharePoint Online. Zo werd de aanpak in de praktijk getest en verfijnd, terwijl medewerkers zonder onderbreking toegang hielden tot hun benodigde documenten.

Omdat de adoptie bij de eerdere Teams-migratie al stevig was neergezet, lag de focus hier op het ontwerp van de nieuwe omgeving en een goede overdracht naar het beheerteam van het KNMI. In gezamenlijke sessies werkten Insight en het projectteam samen aan de toekomstige inrichting, governance en werkwijze. Door gebruikers mee te nemen in de testomgeving ontstond snel draagvlak. Tegelijkertijd bouwde het beheerteam de kennis op om de livegang uit te voeren en de omgeving daarna zelfstandig te beheren.

De migratie werd gefaseerd afgerond en SharePoint Online vormt nu de centrale omgeving voor samenwerking, documentatie en kennisdeling. Met deze Microsoft 365-omgeving beschikt het KNMI bovendien over een informatievoorziening die beter aansluit op rijksbrede standaarden en wet- en regelgeving, waaronder de Archiefwet, BIO, NIS2 en de Wet open overheid (Woo).

“Insight liet niet alleen zien hoe we moesten migreren, maar vooral hoe we de nieuwe omgeving goed konden inrichten. De kennis en het vertrouwen is er om zelfstandig verder te gaan, met Insight als betrouwbare back-u”

Wouter Visser, product owner kantoorautomatisering bij het KNMI

Waarom Insight?

Voor het KNMI was de samenwerking met Insight een logische keuze vanwege de combinatie van technische expertise en pragmatische begeleiding. De eerdere succesvolle migratie van Slack naar Teams gaf vertrouwen in een vervolgtraject. Zoals de klant het zelf omschrijft: “Het Insight-team is onze steun en toeverlaat geweest. Ze zijn down-toearth, houden strak de regie en zijn echte professionals.”

Insight combineerde technische expertise met pragmatische begeleiding. Door kennis actief over te dragen en het beheerteam vanaf het begin te betrekken, kon het KNMI daarna zelfstandig verder.