Client story DRZ omarmt AI met grip en vertrouwen

Achtergrond

DRZ is de wettelijke bewaarder van in beslag genomen goederen en verwerkt overtollige goederen van de Rijksoverheid. De organisatie loopt graag voorop met digitale vernieuwing en zag de kansen die AI kan bieden, maar ook de risico’s van ongecontroleerd gebruik. DRZ besloot daarom samen met Insight te onderzoeken hoe Microsoft Copilot slim en veilig ingezet kan worden binnen de organisatie.

Uitdaging

Er zijn talloze AI-oplossingen, maar DRZ zag direct de potentie van Microsoft Copilot, mede door de sterke integratie met Microsoft 365 en de ingebouwde beveiliging. Tegelijkertijd bleef de vraag hoe je dit op een passende manier binnen de organisatie inzet: welke informatie is er en mag je delen, hoe ondersteun je verantwoord gebruik en voor wie levert Copilot daadwerkelijk waarde op?

De uitdaging zat vooral in het vinden van de juiste balans tussen controle en gebruiksgemak: hoe zorg je voor veilige kaders zonder medewerkers te beperken in het praktisch toepassen van AI in hun dagelijkse werk? Om dit te onderzoeken werd een pilot gestart, waarbij ook werd gekeken welke afdelingen en functies er echt voordeel uit konden halen.

“Het mooie van Insight is dat ze niet alleen het technische stuk beheersen, maar ook helpen bij de adoptie binnen ons team, met veel aandacht voor veilig omgaan met gegevens. Door samen te werken aan datalabelling en bewustwording, legden we een solide fundament voor AI.”

Jaco de Leeuw, Hoofd Bedrijfsvoering, ICT en Innovatie DRZ

Oplossing & Resultaat

Samen met Insight werd de pilot gestart met een groep van 25 medewerkers. Er werd bewust gekozen voor een gefaseerde en pragmatische inrichting van Copilot: niet alles dichtregelen, maar werken met heldere kaders, dataclassificatie en gerichte begeleiding. Zo blijft de balans behouden tussen veiligheid, governance en werkbaarheid, zodat medewerkers binnen veilige grenzen effectief kunnen experimenteren.

Medewerkers volgden trainingen en workshops gegeven door Insight, waarin zij leerden hoe Copilot praktisch ingezet kan worden in Microsoft 365, maar ook hoe zij zorgvuldig kunnen omgaan met informatie en informatieclassificatie. Een belangrijk onderdeel hierin was datalabelling: het opschonen, structureren en correct classificeren van documenten. Dit is een cruciale randvoorwaarde om AI veilig en effectief te laten functioneren en om grip te houden op welke informatie binnen de organisatie gebruikt en gedeeld mag worden.

Simone van der Fluit, projectmanager bij Insight: “Door de gezamenlijke wekelijkse sessies en korte lijnen werden de IT-beheerders en eindgebruikers bij DRZ de organisatie actief betrokken. Zij kwamen allen goed voorbereid naar de sessies en stelden gerichte vragen, terwijl gebruikers actief meedachten in de toepassing van AI in hun werk. Die actieve houding heeft ook zeker actief bijgedragen aan het goede eindresultaat.”

In de praktijk werd duidelijk dat Copilot vooral waarde toevoegt bij taken als rapportages, schrijven en structureren van informatie. Gebruikers ervaren tijdswinst en kwaliteitsverbetering, met een geschatte efficiëntiewinst van 10-20%.

Op basis van de pilot verwacht DRZ dat uiteindelijk zo’n 50 medewerkers met de uitgebreide Copilot-licentie gaan werken, aangevuld met een bredere groep die de webversie gebruikt. Daarnaast wordt gekeken naar de volgende innovatie, zoals eenvoudige AI-agents voor repetitieve taken.

“We zien AI als een manier om medewerkers sterker te maken in hun dagelijks werk. Door hen hierin mee te nemen, maak je de organisatie niet alleen efficiënter, maar ook aantrekkelijker als werkgever”

Cindy Willemsen, Projectleider communicatie DRZ

Waarom Insight?

Wat dit project bijzonder maakt, is de combinatie van technologie en mensgerichte begeleiding. Insight ondersteunde niet alleen bij de technische inrichting, maar hielp ook bij adoptie, training en governance.

De aanpak “voordoen, samendoen, zelf doen” speelde daarin een belangrijke rol. Het doel was nadrukkelijk dat DRZ uiteindelijk zelfstandig verder kan bouwen op de opgedane kennis.

Daarnaast laat het traject zien dat een innovatie zoals AI goed werkt wanneer veiligheid, beheerbaarheid en draagvlak van af het begin worden ingebouwd.