Client story Surplus client story over Microsoft-licenties en AI

Achtergrond

Surplus onderscheidt zich van traditionele VVT-zorgorganisaties met extra diensten zoals schuldhulpverlening, buurthuizen, maaltijden aan huis en vrijwilligersprojecten zoals Automaatje. Digitalisering speelt een sleutelrol in hun missie om cliënten en personeel duurzaam te ondersteunen. Microsoft-licenties zijn hierbij onmisbaar, maar ook kostbaar. Voor een efficiënte verlenging van het driejarige contract riep Surplus de hulp in van Insight.

Uitdaging

De zorgsector staat al jaren onder druk en elke euro telt. Surplus had de wens te groeien in het gebruik van data gedreven werken en de security-functionaliteiten, maar het liefste zonder direct het duurste Microsoft-pakket af te sluiten. Tegelijk was er toenemende behoefte aan AI-toepassingen zoals Microsoft Copilot.

Enerzijds om een aantrekkelijke werkgever te blijven, anderzijds om te voorkomen dat medewerkers gratis, onbeheerde AI-tools gaan inzetten. Maar hoe zet je zoiets slim in, zonder de kosten en compliance-risico’s uit het oog te verliezen? De uitdaging: grip houden op licenties, kosten en functionaliteit, en tegelijkertijd ruimte creëren voor vernieuwing. Insight hielp bij het maken van de juiste afwegingen.

“Je wilt als werkgever aantrekkelijk blijven en innovatie omarmen, maar ook grip houden op kosten, compliance en technologie. Insight hielp ons keuzes maken die niet alleen passen bij onze huidige situatie, maar ook rekening houden met waar we over een, twee of drie jaar willen staan.”

IT-verantwoordelijke, Surplus

Oplossing & Resultaat

De samenwerking begon met een grondige analyse van het Microsoft 365-gebruik. Was het echt nodig om op te schalen naar het zwaarste pakket of kon Surplus toe met lichtere licenties of een slimme mix? Per functie werd in kaart gebracht wie welke tools gebruikte en waar optimalisatie mogelijk was.

Uiteindelijk koos Surplus voor een combinatie van E3-licenties, met gerichte uitbreidingen op het gebied van security, compliance en Power BI. Frontline-medewerkers kregen lichtere licenties, kantoorpersoneel E3, en alleen specifieke rollen zoals data-analisten kregen toegang tot Power BI.

Voor AI, en specifiek Microsoft Copilot, werd een stapsgewijze aanpak gekozen. Niet iedereen had dit direct nodig. Door goed te onderbouwen wie wat nodig heeft, kan wildgroei aan ongecontroleerde tools worden voorkomen en tegelijkertijd de meerwaarde van AI tastbaar gemaakt.

Om tijdens de contractonderhandelingen sterk te staan, ondersteunde Insight met advies over timing, licentiescenario’s, exitstrategieën en doorlopende optimalisatie. Ook werd helder uitgelegd waar het onderhandelingsspel ruimte bood voor korting en funding, specifiek voor zorgorganisaties. Deze voorbereiding zorgde niet alleen voor een betere deal, maar ook voor grip: Surplus weet nu zeker dat de keuzes passen bij het gebruik, schaalbaar zijn en goed onderbouwd bij een eventuele audit.

“Aan Insight hebben we een onafhankelijke partner die kritisch meekijkt en ons helpt slimme keuzes te maken. Dankzij hun overzicht en nuance kwamen we tot een resultaat dat we zelf niet hadden kunnen bedenken.”

IT-verantwoordelijke, Surplus

Waarom Insight?

Net als voorgaande keren voerde Surplus de onderhandelingen met Microsoft zelfstandig, maar liet het zich dit keer vooraf uitgebreid adviseren door Insight. “Het is belangrijk om goed voorbereid te zijn om stevig aan tafel te kunnen zitten. Insight bracht technische kennis, diepgaand inzicht in licenties en ruime ervaring met het onderhandelingsproces mee. Bovendien zorgde de vertrouwde samenwerking met dezelfde consultant voor rust en continuïteit tijdens het voorafgaande proces en kunnen we op ze rekenen voor tussentijdse bijsturing en ondersteuning bij audits. Dat geeft vertrouwen,” zegt de IT-verantwoordelijke van Surplus. Dankzij Insight’s begeleiding wist Surplus precies welke knoppen ze kon bedienen, waar ruimte was voor onderhandeling en welke strategie het beste zou werken.