Client story Service Provider Valid wordt ontzorgd en bespaard tijd met nieuwe licentie-managementoplossing

Achtergrond

Valid is een cloud solutions en outsourcing service provider. Ze helpen ondernemingen bij het verbeteren van hun business, door middel van het optimaliseren en innoveren van IT. Zo doen ze er alles aan om organisaties te helpen hun ambitieuze doelstellingen te realiseren. Na ontwerp en implementatie van de IT-omgeving is Valid er ook om die omgeving voor zijn klanten te beheren. Ze doen dit al sinds 1999 en inmiddels met ruim 300 professionals voor klanten in binnen- en buitenland.

Uitdaging

Als service provider en leverancier van licenties, is het belangrijk dat Valid nauwkeurig bijhoudt hoeveel Microsoft-licenties ze voor een klant gebruiken. Microsoft SPLA (Service Provider License Agreement) stelt hen in staat om de Microsoft-producten voor klanten in te zetten. De kosten daarvan worden per maand door Valid afgedragen aan Microsoft en doorberekend aan de klant. Tussentijds gebruikers op- of afschalen is mogelijk. De klant betaalt voor het daadwerkelijke gebruik van de software en beschikt altijd over de nieuwste versies. Dit klinkt vrij eenvoudig, maar in de praktijk blijkt SPLA genoeg ruimte te bieden voor het maken van fouten. De regels rondom SPLA willen nog wel eens veranderen, waardoor de telling van licenties net iets anders verloopt. Het is niet altijd even duidelijk hoe die licentiewijzigingen toegepast dienen te worden. Gezien de grote hoeveelheid aan licenties die worden afgenomen wenste Valid meer inzicht en overzicht te hebben en gingen ze op zoek naar een oplossing. Eentje die hen kon behoeden voor het maken van fouten en een eerstvolgende Microsoft-audit eenvoudig te laten verlopen.

Valid legde deze uitdaging voor aan IT-partner Insight en die kwam direct met een passende oplossing. Esmée Wijsman, Account Manager Insight: “Die audits komen iedere drie jaar terug en ook al ben je er goed op voorbereid, het kost een organisatie altijd meer tijd dan gewenst. Het bijhouden van de licenties is tijdrovend en je dient voor de audit zelf mensen vrij te maken. Er is tal van software beschikbaar die helpen licenties te registreren, maar wat ons betreft bestaat er maar één echte oplossing die wij onze klanten dan ook graag adviseren. Als het ware de ‘Ferrari’ onder de SPLA-managementoplossingen.”

“Eenmaal goed ingeregeld, ontvang je met een druk op de knop alle informatie die je nodig hebt. Daar was voorheen iemand als snel een paar dagen per maand druk mee.”

Danny Hopmans
Process Information Controller bij Valid

De Oplossing

De oplossing waar Esmée het over heeft is die van Octopus, specifiek Octopus SPLA Manager. De doorlooptijd van ontwerp tot aan implementatie daarvan betrof zo’n vier tot vijf maanden en daarbij werd Valid zowel ondersteund door Insight als door Octopus zelf.

“Eenmaal goed ingeregeld, ontvang je met een druk op de knop alle informatie die je nodig hebt. Daar was voorheen iemand als snel een paar dagen per maand druk mee. Octopus automatiseert de registratieprocessen en produceert de rapportages die aantonen hoeveel licenties er nodig zijn om compliant te zijn. Daarnaast geeft het ook allerlei tips over het type licentie voor je klant en welke je bijvoorbeeld beter kunt vervangen om kosten te besparen en helpt het met facturatie richting de klant. Het bespaart ons maandelijks tijd. Teruggewonnen tijd, die we weer kunnen inzetten voor onze klanten en de eigen bedrijfsvoering. Hoe het bij de eerstvolgende audit zal gaan is nog even afwachten, maar ik vertrouw erop dat Octopus ons daar vlot doorheen gaat helpen,” zegt Danny Hopmans, Process Information Controller bij Valid.

Inmiddels maakt Valid naar volle tevredenheid gebruik van Octopus en is er inmiddels ook een ‘healthcheck’ van de software geweest om te garanderen dat de software doet wat het moet doen om verrassingen bij een aankomende audit te voorkomen.

“Het inregelen van dit soort software duurt altijd even. Het installeren is vrij eenvoudig, maar je moet de gegevens verbinden, poorten openen, verbinding maken met internet. Na implementatie, wil je grondig testen, de rapporten die er uitkomen checken en configuratie bijstellen waar nodig. Je doet er goed aan om het in een later stadium nogmaals te controleren, vandaar de healthcheck. Net als Valid zijn we ontzettend tevreden over hoe dit traject is verlopen. Niet alle klantcases zijn even complex. Het is in dit geval prettig om te zien dat software zoals die van Octopus onze klanten echt meerwaarde biedt en ontzorgt en het voelt goed dat wij hen daarbij hebben kunnen helpen,” geeft Esmée aan.

“Octopus heeft zichzelf ondertussen meer dan bewezen, maar we zijn ook zeker trots op een partner zoals Insight. Ze staan altijd voor ons klaar en helpen ons direct bij diverse IT-vraagstukken en als we oplossingen nodig hebben voor onze klanten."

Danny Hopmans
Process Information Controller bij Valid

Resultaat

Door het snelle schakelen kunnen wij op onze beurt onze klanten snel van dienst zijn en dat is prettig. Verder pakken en vragen ze door, komen proactief met tips en aanstaande veranderingen, geven webinars om op de hoogte te blijven, bellen na om te zien of alles goed verloopt en of er nog hulp nodig is en wonen desgewenst meetings bij met onze klanten om samen IT-vraagstukken te bespreken en helder te krijgen. Dit ervaren zowel wij als onze klanten als zeer professioneel en maakt het verschil,” besluit Danny.

Highlights