Client story Athora’s nieuwe hybride vergaderzalen verkleinen de fysieke afstand voor alle deelnemers

Achtergrond

Athora Netherlands is een van de grootste pensioenverzekeraars in Nederland. Met merken zoals Zwitserleven en Reaal bieden zij producten en diensten aan op het gebied van inkomen voor later aan zo’n 1,9 miljoen klanten. Dit alles met als doel hen een onbezorgde toekomst en financiële zekerheid te bieden. Bij Athora Netherlands werken ruim 1.400 mensen in de kantoren in Alkmaar en Amsterdam.

Uitdaging

De coronapandemie was voor Athora aanleiding om de vergaderzalen van de kantoren Amstelveen en Alkmaar opnieuw in te richten. Ze wilden op die manier anticiperen op het hybride werken en vergaderen, om zo hun medewerkers goed te ondersteunen. Om kennis te kunnen nemen van alle mogelijkheden ging Athora op zoek naar een partner die naast het kunnen faciliteren van hybride vergadermiddelen, ook kon adviseren, inspireren én proactief kon meedenken. Die partner vonden zij in Insight.

“Bij aanvang van de coronacrisis wisten we nog niet dat we later dat jaar ons hoofdkantoor in Amstelveen zouden gaan verhuizen naar Amsterdam. We brachten destijds de wensen van onze medewerkers in kaart voor wat betreft het online samenwerken en vergaderen. Daarbij zochten we naar een manier om de afstand tussen de mensen op kantoor en de mensen die thuiswerkten te verkleinen. Insight heeft ons toen ontzettend goed geholpen, met advies vooraf, maar ook tijdens en na het uitrollen van de gekozen audiovisuele middelen. Toen er later in dat jaar het idee ontstond om naar Amsterdam te verhuizen, wendden we ons dan ook opnieuw tot Insight. Welke oplossingen gingen mee naar Amsterdam, welke extra mogelijkheden ging het nieuwe kantoor ons bieden en welke learnings namen we mee uit de eerdere implementatie in Amstelveen en Alkmaar? Stuk voor stuk belangrijke zaken om met elkaar te bespreken, zegt Remco Roos, Consultant Digital Workspace, afdeling Customer and User Services, bij Athora.

“Goed met elkaar kunnen sparren is daarbij van groot belang. Voor het eerste traject met de twee kantoren vroeg Athora ons bijvoorbeeld hoe ze het beste een hybride vergaderzaal konden inrichten. We voegden daar de vraag aan toe, hoe we voor maximale betrokkenheid konden gaan zorgen bij medewerkers, zowel thuis als op kantoor. Door relevante en aanvullende vragen te stellen, krijg je steeds meer informatie uit een organisatie, die kunnen leiden tot een beter resultaat. Tot oplossingen die optimaal worden benut, die mensen daadwerkelijk gaan gebruiken en daardoor bijdragen aan een effectieve bedrijfsvoering van een organisatie. Met de grootschalige verhuizing in het vooruitzicht, vroeg Athora ons om hen dit keer volledig te ontzorgen,” vertelt Bernard Lammers, Executive Account Manager bij Insight.

“We zochten naar een manier om de afstand tussen de mensen op kantoor en de mensen die thuiswerkten te verkleinen. Insight heeft ons toen ontzettend goed geholpen, met advies vooraf, maar ook tijdens en na het uitrollen van de gekozen audiovisuele middelen.”

Remco Roos
Consultant Digital Workspace, afd. Customer and User Services bij Athora

De Oplossing

Van inventarisatie tot aan installatie en implementatie en adoptie, Insight kreeg voor deze verhuizing van Athora de volledige regie. Zo verzorgde Insight het verwijderen van apparatuur in Amstelveen, werd er meegedacht over de ideale opzet van de nieuwe vergaderruimtes in Amsterdam en werd er een proces in gang gezet met minimale impact op de dagelijkse werkzaamheden van de organisatie. “Intern haalden we opnieuw het net op en spraken we met mensen uit de gehele organisatie over hun wensen voor het nieuwe kantoor, de hybride werkplekken en de vergaderzalen. Daaruit kwam bijvoorbeeld naar voren dat de fysieke afstand nog steeds wel als groot werd ervaren door zowel de mensen thuis als op kantoor. Zoiets kun je deels oplossen met IT-middelen, maar ook het meubilair en de opzet van de zalen zijn daarbij van belang. Het was een belangrijke reden om ook facilitair management al vroeg bij het traject te betrekken. We bespraken met hen hoe meubels en zaalinrichting konden bijdragen aan het verkleinen van de fysieke afstand. Die ideeën werden vervolgens ook weer besproken met Insight, waardoor er weer nieuwe ideeën ontstonden op IT-vlak om het probleem te helpen oplossen. Een echte wisselwerking wat heeft bijgedragen aan het behalen van het optimale resultaat,” geeft Remco aan.

“Om de verhuizing in goede banen te leiden was er nauw contact. Zo was er wekelijks overleg om de planning, de concrete acties en praktische zaken met elkaar te bespreken, maar ook om te bepalen of we toch dingen over het hoofd hadden gezien. De wens om de afstand tussen medewerkers te verkleinen was er destijds ook voor Amstelveen en hadden we opgelost met dubbele schermen in de vergaderzalen en die zouden zeker meegaan naar Amsterdam. Het mooie van zo’n extra scherm is dat je de mensen die extern werken goed in beeld hebt op het ene scherm, terwijl je op het andere scherm de presentatie kunt volgen. Ook de destijds gekozen conferencing-oplossingen, in combinatie met Microsoft Teams Rooms zouden gewoon meeverhuizen. Uit de eerder opgestelde IT-Roadmap kwam naar voren dat deze combinatie het beste aansloot op de wensen van Athora en het had zich intussen ook als zodanig bewezen. Nieuw voor Amsterdam en om de afstand tot elkaar nog verder te verkleinen, was het om camera’s met voicetracking in te gaan zetten. Zo’n camera zoomt automatisch in op degene die aan het woord is en dat zorgt weer voor een meer natuurlijke vergaderervaring,” aldus Bernard.

“Die samenwerking met ook ons facilitair management, IT en Insight werkte perfect en heeft echt bijgedragen aan het behalen van het optimale resultaat voor onze nieuwe vergaderzalen.”

Remco Roos
Consultant Digital Workspace, afd. Customer and User Services bij Athora

Resultaat

Door een strakke regie vanuit Insight en door nauw samen te werken met Athora verliep het hele proces soepel en met minimale impact op de dagelijkse werkzaamheden van medewerkers. Athora heeft hierdoor in een mum van tijd de beschikking gekregen over uiterst moderne oplossingen om optimaal hybride te kunnen werken.

“In totaal hebben we in Amsterdam nu zo’n 26 vergaderzalen waarvan er 22 zijn uitgerust met de nieuwste IT-oplossingen om het hybride vergaderen zo aangenaam mogelijk te maken. Via het Teams Room Panel dat buiten de vergaderzaal aan de muur is bevestigd, zie je aan de rode of groene kleur direct of een ruimte bezet is of niet en kun je ter plekke een vergadersessie inplannen, als je dit nog niet via de pc had gedaan. Er zijn kleine, medium en grote ruimtes beschikbaar waar je alleen of in teamverband kunt overleggen, zowel fysiek als hybride. In een aantal grotere zalen is er bewust gekozen om een U-vormige tafel neer te zetten. Dit ging bijvoorbeeld in goed overleg met facilitair management. Die U-vormige tafel heeft aan drie kanten stoelen en aan de zijde waar de twee schermen hangen staan lage bankjes. Voor een hybride vergadering neemt men plaats op de stoelen en is door de lage bankjes aan de lege kant genoeg ruimte voor de camera om alle deelnemers in de zaal te tracken. Degene die aan het woord is, komt zo voor iedereen thuis goed in beeld en de mensen in de vergaderzaal zien op hun beurt hun thuiswerkende collega’s op de grote schermen in de zaal. Door de functionaliteit Front Row in combinatie met die U-vorm lijkt het dan echt alsof iedereen in dezelfde ruimte zit. Heel bijzonder en het verkleint zo de fysieke afstand die mensen voorheen ervaarden. Onze organisatie staat erg open voor dit soort slimme innovaties, het smaakt absoluut naar meer en het is mooi om te zien wat we kunnen bereiken als IT en facilitair management goed samenwerken.”

“Samen met Insight werken we dan ook verder aan onze IT-roadmap. Nu de vergaderzalen hybride zijn ingericht, is de nieuwe stip op de horizon om het hybride samenwerken en brainstormen te optimaliseren. Daar komen steeds meer producten voor op de markt en ik heb er al het vertrouwen in dat Insight ons ook hier weer goed bij kan ondersteunen. Ze hebben de mensen in huis om dit soort projecten goed te laten starten én eindigen,” besluit Remco.

Resultaten