Client story HSO kan wereldwijde organisatie van hardware en software voorzien met een druk op de knop
Door Insight Editor / 16 Dec 2021 / Onderwerpen: As a service Personeel Hardware Software
Door Insight Editor / 16 Dec 2021 / Onderwerpen: As a service Personeel Hardware Software
HSO is een toonaangevend wereldwijd bedrijf op het gebied van technologie en professionele diensten die succesvolle bedrijfstransformaties realiseert, met behulp van Microsoft Cloud-businessapplicaties, data en analytics, waardoor de resultaten van hun klanten verbeteren. Met meer dan 1.300 professionals in Europa, Noord-Amerika en Azië, combineert HSO innovatieve technologie met uitgebreide industrieexpertise in retail, distributie, productie en (field-)services en unieke wereldwijde leveringsmogelijkheden om klanten te helpen concurrentievoordeel te behalen en te behouden in de huidige digitale en mondiale wereld.
Om wereldwijd een speler van betekenis te zijn en te blijven, is het belangrijk om te groeien en uit te breiden in de verschillende landen. Om de medewerkers mondiaal te faciliteren, ook ten tijde van groei, is procesautomatisering en standaardisatie noodzakelijk.
De afgelopen jaren waren de kantoren in de landen zelf verantwoordelijk voor de inkoop, inrichting en distributie van laptops. De laptops werden in grote batches, van soms wel meer dan 100 stuks, afgeleverd op een kantoor in het desbetreffende land. Daarna ging de lokale IT-afdeling aan het werk om deze laptops te registreren en in te richten. Wanneer de laptop was ingericht ging er een bericht naar de HSO medewerker met de vraag wanneer de laptop kon worden afgehaald op kantoor. Dit alles was omslachtig en niet gunstig voor de continuïteit en doorlooptijd.
"Toen we begin 2020 wereldwijd werden verrast door Covid-19, waardoor medewerkers niet meer naar kantoor kwamen en hun werkzaamheden vanuit huis oppakten, werd de druk groter om een oplossing te verzinnen. Eentje waardoor we wereldwijd de laptops veilig thuis bij de medewerkers geleverd konden krijgen zonder tussenkomst van IT."
Remon Zeller
IT Manager, HSO
HSO wilde het inkoop-, distributie- en installatieproces optimaliseren en automatiseren en daarbij de medewerker in staat stellen om de bestelling middels een webportaal door te geven. “Een helder doel en goed idee, maar de uitvoering ervan blijkt in de praktijk complexer dan je meteen zult denken,” zegt Melvin Medar, Executive Account Manager bij Insight. “Het zijn vraagstukken waar we ons maar al te graag in vastbijten. Samen met collega’s Robin van Garling en Vincent Jansen konden we hier echt verschil maken.
We keken allereerst welke laptopfabrikant het beste paste bij de wensen van HSO en kwamen uit bij Dell. Die konden een aantal maatwerktoestellen samenstellen naar de wensen van HSO. De online webshop werd vervolgens zo opgezet dat HSO zelf de catalogus kan aanmaken en die kan koppelen aan de rol van een persoon. Een medewerker logt in, vinkt aan wat nodig is, vult de adresgegevens in en logt weer uit en wij kunnen aan de slag.”
Om het geautomatiseerde proces te kunnen beoordelen en ervaren, zijn Insight en HSO gestart met een testcase. Hierbij werden laptops besteld middels de Insight-webshop en afgeleverd op kantoor. De laptops zijn door de fabrikant gekoppeld aan de HSO-medewerker en het HSO-domein en hoeven niet uit de doos gehaald te worden om ze onderdeel te maken van het HSO-bedrijfsnetwerk.
“Zodra de medewerker thuis inlogt, worden de instellingen, autorisaties, software en documenten automatisch gedownload. Het ging in deze testcase om een bestelling van dertig laptops die als onderdeel van de levering werden aangemeld bij DHL. Daarvoor had Insight met mijn goedkeuring mijn contactgegevens gedeeld met als resultaat; vele mailtjes en sms’jes omtrent de leveringstatus per laptop. Dit hadden we van te voren niet bedacht, maar deze berichten hadden natuurlijk bij onze HSOmedewerkers terecht moeten komen. De testcase heeft op dit vlak en andere vlakken dus zeker wel zijn werk gedaan om te komen tot procesverbetering. Inmiddels loopt dit proces goed en hoeven wij er nog nauwelijks naar om te kijken, en is het voor de medewerker een paar drukken op de knop en klaar,” zegt Remon.
