Article Vier belangrijke barrières voor het gebruik van Microsoft Teams – en hoe ze te overwinnen
Door Insight Editor / 2 Sep 2019 / Onderwerpen: Collaboration
De technologie is uitgerold, Microsoft-teams is in gebruik genomen. Het is beschikbaar op het device van iedereen, maar het bedrijf maakt nog steeds geen volledig gebruik van Teams. Klinkt bekend?
In een wereld die steeds meer afhankelijk is van samenwerken, biedt Microsoft-teams directe communicatie, planning van vergaderingen en het delen van bestanden op één plek, maar sommige bedrijven zijn traag geweest met de implementatie van Teams.
We kijken naar enkele van de mogelijke redenen en stellen manieren voor om bedrijven en hun medewerkers te helpen de functies van Microsoft Teams te omarmen en er het maximale uit te halen.
1. Weerstand tegen verandering? top down leiderschap
Wanneer de druk op de ketel staat en er werk moet worden gedaan, houden bedrijven zich vaak aan de beproefde manieren om dingen te doen. Werknemers willen gewoon aan de slag gaan en de leidinggevenden van het bedrijf willen een productieve werkvloer en bedrijfsgroei.
Microsoft Teams kan precies de tool zijn dat een organisatie nodig heeft om iedereen slimmer en productiever te laten werken.
Om een breder gebruik van Microsoft Teams in een organisatie te stimuleren die mogelijk wat is vastgeroest, is het altijd het best om aan de top te beginnen. Als een teamleider of een lid van de leidinggevenden optreedt als sponsor van de technologie, is het veel eenvoudiger om mensen op alle niveaus van het bedrijf te stimuleren om hun gedrag te veranderen.
Bijvoorbeeld, een bedrijf dat voor dure hardware en onderhoud had betaald om zijn video conferencing uit te voeren, besloot Teams uit te proberen. De raad van bestuur had een succesvolle testconferentie georganiseerd voor Teams en nadat ze de tool zelf hadden ervaren, hebben ze het de standaard conferentietool voor het bedrijf gemaakt.
Een korte tijd later gebruikte het gehele bedrijf alle functies van Microsoft Teams.
2. Gebruikt u al andere samenwerkingstools? Tijd voor een cultuurverandering.
Een bedrijf kan gewend zijn aan andere samenwerkingstools, zoals SharePoint, en geen overtuigende reden zien om naar Microsoft Teams over te stappen.
Op dezelfde manier willen werknemers niet stoppen met het gebruik van de tools waar ze mee vertrouwd zijn. Het meest uitdagende aspect bij het laten wennen van uw personeel aan het gebruik van Microsoft Teams, is het opbouwen van hun vertrouwen in het gebruik van een nieuwe samenwerkingstool. Om dit mogelijk te maken moeten werknemers worden overtuigd van het nut zodat ze worden gestimuleerd om andere tools te gaan gebruiken.
Een belangrijk probleem met e-mail is dat het moeilijk is om bij te houden van wie er wordt verwacht dat ze een actie uitvoeren. Met zoveel ontvangen cc-berichten en doorgestuurde berichten kunnen taken worden gemist. Maar in Microsoft Teams kunnen gebruikers @Vermeld worden in een gesprek, op dezelfde manier als Facebook, Twitter of LinkedIn.
De gebruiker ontvangt een melding dat deze is vermeld bij een specifiek project en kan naar Teams gaan voor meer informatie.
Wanneer medewerkers zelf kunnen zien hoe Teams voor verbetering zorgt in de manier waarop ze werken, zullen ze bereid zijn om de cultuur te verschuiven naar een nieuwe samenwerkingstool.
3. Bezorgd over integratie met andere technologieën? Leer de opties kennen.
Nieuwe gebruikers van Microsoft Teams maken zich mogelijk zorgen dat de tool niet soepel werkt in combinatie met andere non-Microsoft-technologieën die hun bedrijf elke dag gebruikt.
Om deze barrière te overwinnen, is het belangrijk voor gebruikers om te weten dat hoewel Microsoft Teams ontworpen is om naadloos te integreren met de Office 365 Productivity Suite, Microsoft begrijpt dat gebruikers hun bedrijven runnen op een breed scala aan verschillende applicaties.
Teams kan worden geïntegreerd met veel meer dan alleen de standaard Office Suite, en omdat elke organisatie een andere Microsoft Teams-instelling vereist, hebben bedrijven de mogelijkheid om alleen de apps te integreren die ze nodig hebben.
Het is een goed idee om een audit van de bedrijfskritische apps binnen een organisatie uit te voeren. Gebruikers kunnen dan worden gerustgesteld dat Microsoft Teams kan worden geïntegreerd met Hootsuite, Adobe Sign of de apps die het bedrijf regelmatig gebruikt.
Door medewerkers te laten zien hoe Microsoft Teams ze kan helpen slimmer te werken, communicatie te verbeteren en effectiever samen te werken, zullen ze zich binnenkort afvragen hoe ze het ooit zonder deze oplossing hebben kunnen redden.
4. Onzeker wat Teams kan bieden? Bedrijfsbrede training kan helpen.
Microsoft Teams is eenvoudig te gebruiken en biedt een breed scala aan functies die door sommige werknemers mogelijk niet volledig worden begrepen of op waarde worden geschat. Het kan zijn dat bedrijven en werknemers zich niet bewust zijn van de omvang van de functionaliteiten van Teams.
Weten gebruikers hoe ze de functies van Microsoft Teams, bijeenkomsten, notities, chats en bijlagen kunnen combineren en niet-Microsoft extensies kunnen integreren, bijvoorbeeld?
Een uitgebreid trainingsprogramma zorgt ervoor dat iedereen zich bewust is van wat Microsoft Teams kan doen en hoe het hen kan helpen bij hun dagelijkse werkzaamheden.
Trainingsprogramma's moeten worden ondersteund door een sterke communicatiestrategie met regelmatige updates die de voordelen en capaciteiten van Teams duidelijk maken.
Grotere organisaties kunnen hun leer- en ontwikkelingsafdelingen de taak geven om dit publiekelijk te maken voor en te helpen bij de integratie van Microsoft Teams. Voor sommige organisaties kan een afdelingsspecifieke training de beste manier zijn. Voor andere bedrijven kan het een goed idee zijn om een groep superusers binnen de organisatie aan te stellen, die de functionaliteit gemakkelijk aan hun collega's kunnen demonstreren.
Bedrijven kunnen via online training hun vaardigheden in Microsoft Teams ontwikkelen. Bekijk onze ‘Modern Collaboration with Microsoft Teams’ webinar om te zien hoe u een shared workspace mogelijk kunt maken.
