Blog Governance moet je uitleggen
Door Insight Editor / 17 May 2019 / Onderwerpen: Uitgelicht Mobility Personeel
Adoptie is meer dan alleen het adopteren van nieuwe technologie. Tegelijk is adoptie essentieel voor het succes van organisaties.
Wat is governance?
Governance komt uit de Engelse taal en betekent zoveel als het totaal aan handelen en besturen binnen een organisatie, gedragscode en toezicht. Wij denken dan vaak aan ‘beleid’. Strategische keuzes die uiteindelijk bepalen hoe we binnen een organisatie optreden en met elkaar – en derden – omgaan. Hoe we binnen een organisatie met technologie omgaan hoort daarbij.
Adoptie en governance
Nu wordt het misschien ingewikkeld. Wellicht een beetje een ‘kip en ei’ verhaal. Het zit ‘m namelijk in het woord: ‘bepaald.’ Medewerkers moeten snappen waarom dat beleid is bepaald en waarom we bepaalde dingen gaan doen. Wanneer medewerkers dat niet begrijpen, is hetgeen wat is bepaald gedoemd te mislukken. Daarbij is adoptie van governance een belangrijke zaak. Maar het omgekeerde geldt ook. Wanneer een organisatie nieuwe technologie gaat ‘adopteren’ moet zij ook nadenken over governance en nieuw beleid maken. Want hoe ga je om met die nieuwe technologie? Wat vinden we goed, en wat juist niet? Wat mogen medewerkers zelf bepalen, maar wat ook weer niet?
Voorbeeld privacy
Een voorbeeld zal het meer verduidelijken: de nieuwe Algemene Verordening Gegevensbescherming, de Europese privacywet waar veel om te doen is. Organisaties willen en moeten hun informatie veilig houden. Tegelijk willen organisaties dat medewerkers altijd en overal kunnen werken, waarvoor zij mobiele apparaten als smartphones en tablets inzet. Van nature zijn die twee zaken met elkaar in tegenstelling. Immers bij decentrale toegang tot informatie neemt het risico op het lekken of verloren gaan van die informatie toe. Technische oplossingen om mobiel werken mogelijk te maken en tegelijk informatie te beveiligen zijn bijvoorbeeld ‘mobile device management’ en ‘identity control’.
Bij het invoeren van technische oplossingen voor het beheer van mobiele apparaten heeft de IT- afdeling toegang op afstand en dwingt bepaalde instellingen af. Medewerkers denken al snel ‘daar gaat mijn privacy’ en zijn daarover – op zijn zachtst gezegd – niet enthousiast. Dat vraagt dus om uitleg, ofwel adoptie van de beleidsbepalingen. Uitleggen dat niet alles op de smartphone wordt gemonitord. Dat niet zomaar een ‘remote whipe’ (informatie wissen op afstand) uitgevoerd kan worden, maar alleen met medeweten van de medewerker, als de telefoon gestolen of zoekgeraakt is. Een goed adoptieprogramma rondom governance, als integraal onderdeel van de adoptie van nieuwe technologie zorgt ervoor dat iedereen ‘het waarom’ snapt, maar tegelijk wat dit betekent voor de dagelijkse praktijk. Als gevolg neemt adoptie de weerstand weg waarmee het beleid een goede kans van slagen heeft.
Werk eenvoudiger
Het beleid afstemmen op processen binnen de organisatie hoort ook bij adoptie. Mensen laten zien dat het beleid hun werk eenvoudiger maakt, verhoogt de adoptie van nieuwe technologie. Microsoft Teams is daar een mooi voorbeeld van. Natuurlijk wil je als management dat niet iedereen zomaar een Teams-site kan aanmaken. Dat kunnen medewerkers vervelend vinden wanneer zij dit wel willen doen. Tegelijk zorgt een goed bepaalde ‘naming convention’ (hoe noemen we alles wat we maken) ervoor dat informatie snel en eenvoudig te vinden is. Dat begrijpt bijna iedereen. Wanneer organisaties met een goede adoptie tegelijk duidelijk kunnen maken dat wanneer iedereen Teams-sites aan kan – en gaat – maken, binnen de kortste keren er een te grote versnippering aan informatie ontstaat en daarmee informatie juist moeilijker te vinden is, dan pas begrijpen mensen het ‘waarom’ van het beleid.
