Door Insight Editor / 17 Apr 2019 / Onderwerpen: Personeel Uitgelicht Microsoft 365
Adoptie is meer dan alleen het trainen van nieuwe technologie. Voor het optimaal adopteren van nieuwe technologie, bijvoorbeeld het Microsoft Office 365 platform, is Change Management dé succesfactor.
Een verandering van technologische systemen kan veel impact hebben op de medewerkers van de organisatie. Niet alleen kan het zijn dat er een visuele verandering plaatsvindt op de werkplek, maar ook dat verschillende werkwijzen en bedrijfsprocessen veranderen. Daarnaast heeft iedere organisatie een eigen cultuur; een manier van communiceren, doen en samenwerken.
Het slagen van een verandering hangt sterk samen met de manier waarop de verandering wordt begeleid, en de mate waarin alle personen betrokken zijn bij de verandering. En dat is waar Change Management om de hoek komt kijken.
Change Management valt uiteen in twee delen. De eerste is wat we noemen de ‘adoptie’: het adopteren van nieuwe technologie met onderdelen als training en communicatie over een komende verandering. Belangrijker nog is het tweede deel, ‘change’ in populaire IT-termen en ‘verandering’ in gewone mensentaal. Dit laatste gaat over de ‘mindset’ van een andere manier van werken en het actief coachen en sturen op deze verandering. Als mens moet je de wil om anders te gaan werken echt door hebben om de adoptie van nieuwe technologie succesvol te laten zijn.
Jaren geleden, wanneer een organisatie van Microsoft Word 2003 naar de hogere versie Word 2007 ging, was een knoppencursus voldoende. Was de cursus klaar, dan was de adoptie van destijds gereed. Iedereen wist waar hij of zij welke knop kon vinden en kon weer enthousiast aan het werk.
Technologie gaat tegenwoordig vele malen sneller vooruit dan in het beschreven voorbeeld hierboven. Waar je vroeger iedere 3 tot 5 jaar een upgrade kon verwachten krijg je nu nagenoeg maandelijks de beschikking over nieuwe technologie en de bijbehorende mogelijkheden. Denk bijvoorbeeld aan Microsoft Teams waardoor je significant minder email binnenkrijg (we doen intern alles per chat) en informatie altijd te vinden is in de context van een klant, project of idee.
Wanneer je als organisatie niet in die versnelling meegaat mis je in de toekomst de boot. Want als medewerkers Microsoft Teams niet gebruiken missen zij uiteindelijk cruciale informatie, communicatie en connectie met collega’s die nodig is om hun werk goed te kunnen doen. Hoe los je dat als organisatie op?
Bij de introductie van nieuwe technologie is de ‘waarom-vraag’ en de ‘whats in it for me?’ het meest belangrijk. Gebruikers zullen zich eerst bewust moeten worden van de verandering voordat er bereidheid tot veranderen kan ontstaat. Waarom is verandering nodig, wat levert het mij als medewerker op, én wat zijn de risico’s van de status quo als er geen verandering plaatsvindt? Wanneer medewerkers het ‘waarom’ niet doorhebben gaan zij die nieuwe technologie niet (optimaal) gebruiken; hoeveel trainingen je ze ook geeft! Maar wanneer medewerkers (in)zien, voelen en ervaren dat de nieuwe technologie het werk prettiger, sneller en beter maakt, dan is er grote kans op succes.
De afgelopen jaren zagen we de verandering die cloud heeft ingezet; het altijd, overal en met ieder device kunnen beschikken over de informatie die nodig is om je werk te kunnen doen. In de periode voor de cloud werden medewerkers vaak gemanaged op tijd en aanwezigheid, tegenwoordig meer en meer op productiviteit. Dat is een omslag in denken en handelen op managementniveau. Die verandering heeft inmiddels tien jaar geleden plaatsgevonden. Belangrijkste focus is nu de medewerker, hoe zorgen we ervoor dat hij of zij optimaal aangehaakt blijft in dit digitale tijdperk?
Terug naar het begin. Adoptie is niet uitsluitend training. Als je als organisatie een technologie wil adopteren, omarmen en een verandering ook daadwerkelijk wil doorvoeren, dan is Change Management essentieel. Het omarmen van een technologische verandering door medewerkers behoeft bewustwording, de wens om mee te willen, het bijbrengen van kennis en kunde, dit toepassen in het dagelijkse werk, en dit proces ook continue blijven evalueren. Pas wanneer beslissers binnen organisaties dát begrijpen, zal technologie bijdragen aan het succes van organisaties. Dat is nu precies waarom Change Management zo belangrijk is voor een optimale adoptie!
Bij Insight zit Change Management en adoptie in de kern van de organisatie. Wij snappen als geen ander hoe je technologie succesvol kunt inzetten voor het realiseren van organisatiedoelstellingen. Het daadwerkelijk begeleiden van de ‘change’ en het ‘adopteren’ van de technologie door medewerkers, is daar het belangrijkste onderdeel van.
