Van vergaderruimte naar samenwerkingsplek

    Effectief vergaderen

    Effectief vergaderen. Is dat het doornemen van agendapunten of is dat echt samen met collega’s iets doen? Er wordt heel wat afgepraat, maar uiteindelijk gaat het om het optimale eruit halen van de kennis en kunde van iedere betrokkene. Knopen kunnen doorhakken door real-time te doen in plaats van heel veel te praten! Kortom vergaderingen kunnen vele malen productiever. Dat is de uitdaging die we graag met u aangaan.

    Vergaderen wordt steeds digitaler

    In het modernere vergaderen wordt al in veel gevallen gebruikgemaakt van Video Conferencing. Wereldwijd zijn in meer dan de helft van de vergaderingen één of meerdere deelnemers remote betrokken. Het bespaart tijd en geld (door minder reiskosten) en is daardoor ook een stuk duurzamer. Vergaderen is toch ‘face-to-face’ terwijl je niet fysiek bij elkaar zit. Het kunnen zien en horen van collega’s is een belangrijk pluspunt ten opzichte van een gezamenlijke telefonische call.

    Maar is Video Conferencing eigenlijk al niet achterhaald? Want het heeft niet tot gevolg dat er echt ter plekke samen iets gecreëerd wordt. Meestal blijft het bij een vergaderende groep mensen in een ruimte, waarbij via Skype of per telefoon nog een aantal andere collega’s deelnemen. In veel gevallen is het ‘de oude manier van vergaderen in een digitaal jasje’. Anders gezegd, de collaboratie, de samenwerking kan beter. Het is tijd om de vergaderruimte eens anders in te

    Samenwerken - Vergaderen als creatief proces

    Wat zou u ervan vinden als de vergadering echt een gezamenlijk creatief proces wordt? Dat het wordt als ‘agile werken’ en er tijdens het vergaderen al beslissingen genomen worden die van tevoren niet bedacht waren, maar gewoon ontstaan door ieders inbreng vanuit zijn of haar specifieke expertise. Door de allerlaatste technologie te gebruiken kunnen deelnemers via de Microsoft Surface Hub direct, waar ook ter wereld, content aan de vergadering toevoegen. Dus niet alleen maar luisteren en vertellen, zoals bij videovergaderen, maar echt delen en samenwerken aan een goed eindresultaat.

    Modern samenwerken in de praktijk

    Een groot wereldwijd opererend ingenieursbureau had veel vergaderingen tussen ingenieurs uit Europa, het Midden-Oosten en Azië. Zij konden elkaar alleen horen en zien. De door ons geleverde oplossing is dat iedere deelnemer eenvoudig en interactief content kan inbrengen. Bouwtekeningen, foto’s, video’s en tekstbestanden kunnen veel sneller worden gedeeld, waardoor snellere en betere beslissingen genomen konden worden. Er is nu sprake van real-time samenwerking en co-creatie al tijdens het vergaderen. Alle aantekeningen worden direct gesynchroniseerd en opgeslagen, zodat iedere deelnemer altijd werkt met de laatste versie en notulen overbodig geworden zijn.

    Het gaat zelfs een stap verder, omdat ook met klanten zoals overheden, bedrijven en instanties op deze nieuwe manier vergaderd wordt. Het zorgt voor snellere oplossingen van problemen en een sterk verbeterde klantentevredenheid.

    Naast dit voorbeeld zijn er natuurlijk heel veel andere voorbeelden te bedenken. Denk aan vergaderingen over schademeldingen van verzekeraars waar op basis van de ingebrachte input gelijk knopen kunnen worden doorgehakt.

    “Visueel maken zorgt voor veel snellere keuzes, betere beslissingen en veel productievere collega’s. Mensen kunnen nu eenmaal een foto, video of grafiek veel beter tot zich nemen dan dat er lang en uitvoerig met elkaar gesproken wordt”
    Alexander Klomps – Solution Specialist Modern Workspace

    Het inrichten van een samenwerkingsplek

    In een goede vergaderruimte moeten faciliteiten aanwezig zijn om de meest effectieve vergaderingen mogelijk te maken. Daarom transformeren wij vergaderruimtes waarbij in één Unified Communication-omgeving audio, video, digital whiteboard en Microsoft Office-componenten bij elkaar komen. De tool die daarvoor gebruikt wordt is de Microsoft Surface Hub.

    De voordelen van modern vergaderen

    • Een gestructureerde en geïntegreerde manier van samenwerken.
    • Snel content openen en invoegen vanuit andere programma’s.
    • Duidelijke aantekeningen en één correct opgeleverde versie.
    • Echte brainstormsessies, in plaats van het bespreken van agendapunten.
    • Een veel snellere kennisontwikkeling.

    Ook uw vergaderruimte modern inrichten, zodat u beter kunt samenwerken en knopen kunt doorhakken? Neem contact op met onze specialisten.

    Neem hier contact op