Client story De Lowys Porquinstichting werkt optimaal samen en ervaart meer samenhorigheid met Insight Digital Workspace
Door Insight Editor / 25 Jun 2021 / Onderwerpen: Collaboration Personeel Cloud Microsoft 365
Door Insight Editor / 25 Jun 2021 / Onderwerpen: Collaboration Personeel Cloud Microsoft 365
De Lowys Porquinstichting verenigt meer dan dertig scholen en kinderopvanglocaties in de regio West-Brabant en Tholen. Met goede faciliteiten, moderne hulpmiddelen en specialistische kennis zoals hulp bij leerproblemen en mogelijkheden voor talentontplooiing. Een stichting waardoor alle medewerkers sterker in hun schoenen staan, met locaties waar elk kind de ruimte krijgt die het nodig heeft om zich te ontwikkelen.
Zoals zoveel organisaties beschikte de Lowys Porquinstichting al wel over Microsoft 365, maar werd het vooral gebruikt om te kunnen mailen en voor de Office-applicaties. Microsoft 365 staat bekend om het samenwerken in Teams en alle online mogelijkheden, maar informatie delen met medewerkers deed de organisatie steeds per mail en bestanden delen en opslaan, deed iedereen nog op de on-premise server en via e-mail. Toen men op zoek ging naar een geschikte werkplek in de cloud, werd er meteen gekeken naar een oplossing die alle informatiestromen kon samenbrengen én het samenwerken zou stimuleren.
"Op het moment dat we naar een nieuwe totaaloplossing zochten, gingen we op zoek naar een partij die ons hierbij kon helpen. Zowel bij het maken van de juiste keuzes, alsook voor advies rondom de adoptie van de nieuwe manier van werken. Insight was al een partner van ons, de lijntjes waren al kort én bovendien weten ze echt alles van Microsoft-oplossingen."
Teun Schraauwen,
Systeem- en Netwerkbeheerder Lowys Porquin
Samen met Insight werd er gekeken naar de wensen van de organisatie en daar kwam al gauw uit naar voren dat ze naar een moderne werkplek zochten die niet plaats, tijd en device gebonden is, maar die wel voor overzicht kon zorgen.
“Samen met Teun en zijn team werkten we aan een plan van aanpak om de nieuwe digitale werkplek te kunnen realiseren. Dit betrof een inventarisatie van alle wensen, alle data, maar ook het in kaart brengen van de benodigde rollen en verantwoordelijkheden, het functionele ontwerp, de migratiescenario’s van de on-premise data naar SharePoint én het opstellen van een adoptie- en change-managementplan. Bij de gang naar de cloud komt zoveel kijken, zeker als je het meteen goed wilt doen en ervoor wilt zorgen dat dit zo vlekkeloos mogelijk verloopt voor alle medewerkers. Onze Insight Digital Workspace (IDW) bood in dit geval uitkomt. Het is een gepersonaliseerde single sign-on dashboard, gebaseerd op het veel gebruikte Microsoft SharePoint Online. Hiermee kun je medewerkers volledig faciliteren en biedt het ITbeheer een overzichtelijke tool om de interne en externe applicaties te monitoren en te optimaliseren,” aldus Joey van de Beek, Accountmanager Insight Enterprises Nederland.
“Wat dat betreft kwam corona echt net een jaar te vroeg voor ons, want we waren nog volop bezig met de implementatie van IDW. Toch moesten mensen wel op afstand gaan werken. Op zo’n moment gooi je direct je plannen om. Iedereen die nog niet over Microsoft 365 beschikte, inclusief de leerlingen, werden op Microsoft 365 overgezet. Op die manier kon men naast mailen ook met Teams aan de slag gaan. Dan heb je het al gauw over zo’n 800 medewerkers en zo’n 6.500 leerlingaccounts en die gooi je zonder adoptieproces wel een beetje in het diepe. Maar het was niet anders. Het was pure overmacht en dan maak je er het beste van. Met de basisfunctionaliteiten van Teams en Microsoft 365 was iedereen voorlopig geholpen. Achter de schermen werkten we met Insight door aan de IDWomgeving voor alle medewerkers en de SharePointomgeving. De ‘harde knip’ van on-premise data naar de cloud en het adoptietraject met de medewerkers volgden daarna,” zegt Teun.
We hadden geen intranet, dus dit is voor ons echt top. Het brengt onze organisatie, bestaande uit meer dan dertig scholen en kinderopvanglocaties, echt samen. Iedereen logt in op een centrale, gepersonaliseerde, portal en ziet nu dus hetzelfde nieuws als alle anderen binnen de organisatie. We hebben een ‘smoelenboek’ aan de portal gekoppeld voor alle medewerkers om te raadplegen, zo weet je wie er op welke school werkt. De lijntjes zijn veel korter geworden en er is meer samenhorigheid. Toegegeven, niet meer mailen maar delen is soms nog even wennen, maar waar voorheen alles per mail ging, is beeldbellen inmiddels de standaard geworden,” vervolgt Teun. “En trouwens, niet alleen IDW is top, ook de samenwerking met Insight was wederom bijzonder prettig.
Je krijgt van hen een volledig pakket, ze ontzorgen je echt en zijn ontzettend flexibel. Ze kunnen letterlijk alles voor je uit handen nemen, maar met het degelijke en schaalbare plan dat ze opstellen kun je nog alle kanten uit. Het is dat we door corona genoodzaakt werden het een en ander om te gooien, maar anders hadden we het volledige adoptiestuk waarschijnlijk bij hen gelaten. Nu zijn we een onderwijsinstelling en besloten we dit toch zelf te gaan doen. Wetende dat we Insight ook zo weer bij konden schakelen als het toch nodig bleek. Dat doen we ook zo voor SharePoint-beheer, bij eventuele problemen en updates. Wij hoeven zo niet het wiel opnieuw uit te vinden en kunnen altijd een beroep doen op de experts van Insight.”
