Article Hoe u uw hybride personeel kunt beschermen tegen technologische vermoeidheid
Door Insight Editor / 2 Jun 2021 / Onderwerpen: Personeel
Het is nu meer dan een jaar geleden dat er vanuit de regering erop werd aangedrongen om vooral vanuit huis te gaan werken, daar waar mogelijk. Deze abrupte verschuiving naar werken op afstand ontwrichtte bedrijven en dwong hen nieuwe praktijken en technologie toe te passen om de continuïteit te waarborgen.
Technologie was essentieel om collega's in staat te stellen te communiceren en samen te werken vanaf elke locatie en om hetzelfde niveau van klantervaring te behouden. Naarmate de maanden vorderden, werden organisaties, medewerkers en klanten meer op hun gemak met de situatie en werd het werken op afstand genormaliseerd.
De heropening van kantoren kan worden gezien als een ‘terugkeer naar normaal’, maar veel van de veranderingen die sinds vorig jaar zijn doorgevoerd, zullen waarschijnlijk permanent worden. Hoewel het mogelijk is dat veel mensen terug willen keren naar kantoor, willen anderen graag de vrijheid behouden die flexibel werken biedt. Bedrijven hebben ook de voordelen ingezien van het hebben van personeel op afstand. Minder personeel ter plaatse betekent dat kantoorruimte kan worden verkleind en hergebruikt, waardoor geld kan worden bespaard, terwijl een gelukkiger, meer betrokken ‘werkvloer’ heeft geleid tot een hogere productiviteit. Uit een onderzoek van een grote bank kwam naar voren dat het personeel ervan overtuigd is dat ze thuis betere beslissingen hebben genomen.
"40 procent van beroepsbevolking werkt thuis in 2025."*
* Bron: jobat.be
In de toekomst zullen veel bedrijven een hybride model gaan gebruiken dat kantoorpersoneel en thuiswerkers combineert.
Strategieën die evolueren
De meeste organisaties hebben nu een technologische basis om deze laatste evolutie in werken te ondersteunen. Cloudgebaseerde infrastructuur biedt veilige toegang tot applicaties en gegevens vanaf elke locatie en stelt kantoorpersoneel en thuispersoneel in staat met elkaar samen te werken of met klanten te communiceren.
Videoconferentietools zoals Microsoft Teams zullen alomtegenwoordig blijven in het hybride tijdperk en tegen 2024 wordt geschat dat persoonlijke bijeenkomsten slechts 25% van alle zakelijke bijeenkomsten uitmaken - een daling ten opzichte van 60% voorafgaand aan de pandemie.
In 2024 zullen persoonlijke bijeenkomsten slechts 25% uitmaken van alle zakelijke bijeenkomsten.
Maar alleen omdat iets de afgelopen 12 maanden goed heeft gewerkt, wil nog niet zeggen dat het dit voor onbepaalde tijd zal blijven doen. Het is absoluut noodzakelijk dat bedrijven hun aanpak en de soorten technologieën die ze gebruiken, verfijnen, zodat hun strategie aansluit bij de behoeften van de bedrijven en het personeel.
Bij digitale transformatie gaat het evenzeer om cultuur als om technologie, en zonder de laatste wordt het potentieel van de eerste verwaterd.
Beschermen tegen technologische vermoeidheid
Aangenomen wordt dat Covid-19 de interne digitalisering tot wel vier jaar heeft versneld. Hoewel dit voordelen heeft opgeleverd, is het misschien onvermijdelijk dat potentiële problemen ook eerder dan verwacht de kop opsteken. Een voorbeeld hiervan is ‘videomoeheid’.
Aangezien bijeenkomsten zijn verschoven van persoonlijk naar online, hebben ze een merkbare impact gehad op de menselijke geest en het lichaam. Volgens onderzoekers van Stanford University die de oorzaken van het psychologische fenomeen hebben onderzocht, is het bewuste personeel meer gestrest, minder productief en is de kans groter dat ze minder betrokken geraken.
Een van de oorzaken is de dramatische toename van oogcontact in vergelijking met een fysieke ontmoeting. Omdat ieders gezicht de hele tijd op het scherm te zien is, voelt het alsof iedereen naar je kijkt, zelfs als je niet praat, wat de algemene zorgen over sociaal spreken versterkt.
Deelnemers kunnen zich ook zorgen maken over hun uiterlijk als ze zichzelf constant op het scherm kunnen zien. Studies tonen aan dat mensen zelfkritischer worden als ze naar hun spiegelbeeld kijken, en dit kan het vertrouwen ondermijnen.
Een ander probleem met videoconferenties is dat vaste cameraposities gebruikers meer aan hun bureau binden dan audiogesprekken of persoonlijke sessies. Dit onvermogen om te bewegen beïnvloedt de cognitieve prestaties.
Verfijn uw strategie
Videomoeheid illustreert dat technologie alleen niet het antwoord is en dat alle hybride strategieën voortdurend worden aangepast of beoordeeld om ervoor te zorgen dat technologische vermoeidheid de voordelen van innovatie niet ondermijnt.
Organisaties moeten de voordelen van technologie kunnen communiceren, training kunnen aanbieden en ervoor kunnen zorgen dat alle tools intuïtief en gebruiksvriendelijk zijn. Er moeten inspanningen worden geleverd om de voorkeuren en vereisten van het personeel te begrijpen en om technologieën te onderzoeken die de meest wenselijke resultaten kunnen opleveren.
"In 2024 zullen persoonlijke bijeenkomsten slechts 25% uitmaken van alle zakelijke bijeenkomsten."
Virtual en Augmented Reality (VR en AR) -technologieën kunnen bijvoorbeeld een interessantere tool zijn voor samenwerking en communicatie dan een videoconferentie. Het kinderziekenhuis van Alder Hey in Liverpool gebruikt Microsoft HoloLens 2 en Dynamics 365 Remote Assist om de kwaliteit van de dienstverlening te verbeteren en fysieke interactie te verminderen. De technologie stelt clinici in de operatiekamer bijvoorbeeld in staat medische experts elders te raadplegen. Het staat ook slechts één personeelslid toe om een ‘virtuele wijkronde’ te houden, terwijl andere deelnemers op afstand meedoen. De oplossing biedt ook een groot potentieel voor training op afstand.
Dat wil niet zeggen dat video geen essentieel hulpmiddel zal blijven in de hybride toekomst - verre van dat. Praktische stappen zoals het stellen van verwachtingen aan het begin van een vergadering, video optioneel maken of deelnemers aanmoedigen om pauzes te nemen, zodat ze zich kunnen verplaatsen, kunnen helpen. Met Teams kunnen gebruikers ook achtergronden instellen, de ‘rastermodus’ uitschakelen en hun eigen videofeed verbergen.
Maar de hybride werkplek vraagt om een aangepaste aanpak om het beste uit een hybride werkvloer te halen. Organisaties die niet handelen, zullen minder succesvol zijn dan degenen die dat wel doen.
Werken op afstand heeft de meeste bedrijven een technologische basis verschaft om een hybride werkplek te ondersteunen die kantoormedewerkers en thuiswerkers combineert. Maar om de voordelen te maximaliseren, moeten organisaties hun strategie aanpassen om technologische vermoeidheid te voorkomen.
Ontdek hoe uw bedrijf zich kan aanpassen aan de hybride toekomst met een Insight Business Change Readiness Assessment.
