Article Onderzoek: Gebrek aan woon-werkverkeer heeft invloed op de productiviteit van werknemers.
Door Insight Editor / 8 Feb 2021 / Onderwerpen: Personeel
Het is bijna een jaar gelden dat we wereldwijd werden overvallen door een pandemie, hetgeen een nieuwe wereld van werken veroorzaakte op een ongekend grote schaal. Bij Microsoft bestuderen ze deze nieuwe wereld van werken nauwgezet, zodat ze de uitdagingen voor kunnen blijven en technologie kunnen creëren die voldoet aan de veranderende behoeften van werknemers. Een van de hamvragen die daarbij naar voren kwam is: hoe kunnen we werkgevers helpen om prioriteit te geven aan het welzijn van al hun mensen?
Dit Work Trend Index-rapport bekijkt hoe de pandemie het welzijn op het werk wereldwijd heeft beïnvloed. Ze hebben onderzocht hoe de productiviteitspatronen in Microsoft Teams sinds begin dit jaar zijn veranderd en hebben meer dan 6000 informatie- en eerstelijnsmedewerkers in acht landen ondervraagd, waaronder Australië, Brazilië, Duitsland, Japan, India, Singapore, het VK en de VS. Het rapport bevat ook onderzoeken van de Microsoft Research-groep die licht werpen op de verrassende productiviteitsvoordelen van het eens zo gevreesde woon-werkverkeer.
Geïnspireerd door dit onderzoek en gesprekken met klanten, markeerden ze tijdens hun jaarlijkse Ignite-conferentie het begin van een langere reis om productiviteitstools te ontwikkelen om individueel welzijn en organisatorische veerkracht te bevorderen.
Belangrijkste bevindingen
- De pandemie zorgde voor meer burn-out op het werk - in sommige landen meer dan in andere.
- Oorzaken van stress op het werk verschillen voor eerstelijnswerkers en telewerkers.
- Na zes maanden meer communicatie en minder grenzen.
- Gebrek aan woon-werkverkeer heeft invloed op de productiviteit van werknemers.
- Studies tonen aan dat meditatie tijdens de werkdag burn-out en stress kan bestrijden.
De pandemie zorgde voor meer burn-out op het werk - in sommige landen meer dan in
Als je je de laatste tijd overweldigd voelt op je werk, ben je niet de enige. Meer dan 30% van de eerstelijns- en informatiewerkers in het onderzoek gaven aan dat de pandemie hun gevoel van burn-out op het werk heeft vergroot. Als er één ding is dat het onderzoek ons heeft laten zien, is het dat iedereen deze tijd anders ervaart: we zitten allemaal in dezelfde storm, maar doorstaan het in verschillende boten. Zo voelt 44% van de mensen in Brazilië zich meer opgebrand, vergeleken met 31% in de VS en 10% in Duitsland. Hoewel burn-out aan veel factoren kan worden toegeschreven, laat de onderstaande grafiek zien hoe langere werkdagen de gevoelens van burn-out beïnvloeden. Werknemers in Australië zagen bijvoorbeeld de hoogste toename van het aantal werkuren in Microsoft Teams1 (45%), met een gemiddelde toename van burn-out. Terwijl arbeiders in Duitsland weinig verandering zagen in het aantal werkuren of gevoelens van een burn-out.
Oorzaken van stress op het werk verschillen voor eerstelijnswerkers en telewerkers
Ze vroegen werknemers om hun belangrijkste bijdragers aan stress op het werk te rangschikken op basis van een lijst van twaalf opties. De grootste stressfactor die wereldwijd werd gedeeld, was de zorgen over het krijgen van COVID-19, gevolgd door een gebrek aan scheiding tussen werk en privé, het gevoel niet verbonden te zijn met collega's en een onbeheersbare werkdruk of uren. Om te begrijpen hoe stressfactoren verschillen voor eerstelijns en externe medewerkers, hebben ze wat dieper gegraven. De belangrijkste stress voor eerstelijnsmedewerkers kwam overeen met wat ze wereldwijd zagen: zorgen over het krijgen van COVID-19. En dit is logisch, want uit het onderzoek bleek ook dat bijna 30% van de werknemers niet de technologie of beschermende uitrusting heeft gekregen die ze nodig hebben om effectief sociaal afstand te nemen van hun bedrijf. Onder de stressfactoren die door externe werknemers worden gemeld, scoort het gebrek aan scheiding tussen werk en privé en het gevoel van afstand tot collega's het hoogst.
Na zes maanden meer communicatie en minder grenzen
Nadat ze een gebrek aan scheiding tussen werk en privé hadden vastgesteld, samen met onbeheersbare werkuren, als belangrijkste stressfactoren op de werkplek, hebben ze gekeken naar gebruikspatronen in Teams voor meer inzicht. Uit deze gegevens blijkt dat zelfs zes maanden na de eerste thuiswerkopdrachten, mensen aanzienlijk meer vergaderingen bijwonen, meer ad-hocgesprekken aannemen en meer inkomende chats managen dan vóór de pandemie. Chats buiten kantooruren, of chats tussen 17.00 uur en middernacht, zijn ook toegenomen. Misschien nog interessanter is dat het aandeel Teams-gebruikers dat deze chats na werk-uren verstuurt, meer dan verdubbeld is. Anders gezegd, er is een hele groep mensen die na 17.00 uur vóór de pandemie nog nooit een toetsenbord hebben aangeraakt - maar nu wel.
Gebrek aan woon-werkverkeer heeft invloed op de productiviteit van werknemers
Degenen onder ons die zich bijzonder uitgeput voelen na een lange thuiswerkdag, zijn verre van alleen. Uit de studie bleek dat een derde van de externe werknemers aangaven dat het gebrek aan scheiding tussen werk en privé een negatieve invloed heeft op hun welzijn. Studies van de Microsoft Research-groep helpen te begrijpen hoe het ooit gevreesde woon-werkverkeer daadwerkelijk heeft bijgedragen aan het in stand houden van de grenzen tussen werk en privé - en daarmee ook aan onze productiviteit en ons welzijn.
"Woon-werkverkeer biedt blokken ononderbroken tijd voor mentale overgang van en naar het werk, een belangrijk aspect van welzijn en productiviteit. Mensen zullen zeggen: ‘Ik ben blij dat ik niet meer hoef te pendelen. Ik bespaar tijd. 'Maar zonder routine om naar het werk te gaan en daarna af te bouwen, zijn we aan het eind van de dag emotioneel uitgeput."
Shamsi Iqbal, hoofdonderzoeker, Microsoft Research
In 2017 wilde een groep Microsoft-onderzoekers de productiviteitsvoordelen van woon-werkverkeer kwantificeren. In het onderzoek gebruikte een digitale assistent chatgesprekken om deelnemers te helpen zich aan het begin van de dag voor te bereiden op het werk en aan het einde van het werk te ontspannen door een reeks vragen te stellen. Sommige vragen waren op taken gebaseerd, zoals: "wat moet je vandaag doen?" Anderen waren gebaseerd op emoties, bedoeld om deelnemers te helpen nadenken, bijvoorbeeld: "hoe voelde je je gedurende de dag?" Deelnemers beoordeelden hun productiviteit elk uur op een schaal van 1 tot 5, waarbij ze de productiviteit een week lang op deze manier meten met de digitale assistent en een week zonder. Uit het onderzoek bleek dat 6 op de 10 mensen (61%) het gevoel hadden dat ze productiever waren wanneer de digitale assistent hen hielp op en neer te gaan van het werk. Gemiddeld steeg de productiviteit tussen 12 en 15%.
Omdat uit het onderzoek is gebleken dat sommige mensen beter reageren op op emoties gebaseerde vragen en sommige op taken, hebben ze de nieuwe virtuele woon-werkervaring in Teams ontworpen om aan die voorkeuren te voldoen. Daarbij kan je je voorkeuren aanpassen met een reeks voorgestelde activiteiten, waaronder meditatie met Headspace, reflecties op je dag of hulp bij het afsluiten van openstaande taken van Teams en Outlook.
Studies tonen aan dat meditatie tijdens de werkdag burn-out en stress kan bestrijden
Van degenen die ze hebben ondervraagd, zeiden 7 op de 10 mensen (70%) dat meditatie hun werkgerelateerde stress zou kunnen helpen verminderen. Dit aantal steeg tot 83% voor degenen die de kinderopvang of thuisonderwijs managen. Onderzoek ondersteunt dit - consistente meditatie met Headspace kan stress en burn-out verminderen en het reactievermogen op negatieve feedback verbeteren. Dit is de reden waarom Microsoft, naast het inbrengen van samengestelde meditatie- en mindfulness-ervaringen met Headspace in hun virtuele woon-werkervaring in Teams, de mogelijkheid bieden om op elk moment ad-hoc of terugkerende tijd in te plannen voor mindfulness-pauzes - bijvoorbeeld voor een grote vergadering of wanneer ze moetenn focussen op een belangrijk project.
Naarmate we meer leren over welzijn op het werk, zul je zien dat gerelateerde innovatie in Microsoft 365 en Teams blijft verschijnen. Lees de Microsoft 365-blog voor meer informatie over de productupdates die in dit rapport worden genoemd. U kunt ook dit artikel in Microsoft Stories lezen dat meer inzicht geeft in de productstrategie van Microsoft en het perspectief belicht van de ingenieurs, onderzoekers en experts die aan deze features hebben bijgedragen.
Privacyaanpak: Microsoft neemt privacy serieus. Ze verwijderen alle persoonsgegevens en organisatie-identificerende gegevens, zoals de bedrijfsnaam, uit de gegevens voordat ze deze gebruiken om rapporten op te stellen. Ze gebruiken nooit klantinhoud, zoals informatie in een e-mail, chat, document of vergadering om rapporten op te stellen. Hun doel is om brede trends op de werkplek te ontdekken en te delen die geanonimiseerd zijn, door de gegevens in grote lijnen uit de Microsoft Graph samen te voegen.
1 Werkdagspanne is de tijd tussen iemands eerste en laatste actieve gebruik van Microsoft Teams, zoals het verzenden van een chat, het bewerken van een document of het bijwonen van een vergadering.
