Article Hoe Office 365 de productiviteit van uw team kan verhogen
Door Insight Editor / 2 Nov 2020 / Onderwerpen: Cloud Personeel Microsoft 365
De tijd van Office 365 om te schitteren is gekomen - blijf niet in de schaduw staan
De cloudgebaseerde productiviteitssuite Microsoft Office 365 is speciaal ontwikkeld om werken op afstand te ondersteunen. Gebruikers hebben toegang tot bestanden en bekende apps vanaf elk mobiel device, op voorwaarde dat ze een internetverbinding hebben. Als u Office 365 al gebruikt, weet u waarschijnlijk al hoe u bestanden deelt met OneDrive en vergaderingen organiseert met Teams. Maar graaf een beetje dieper in apps zoals Word, Excel en Outlook en u zult merken dat Office 365 meer manieren biedt om de productiviteit te verhogen dan u zich realiseert.
Top tips om de productiviteit op afstand te verhogen met Office 365
1) OneDrive
OneDrive is een essentiële tool voor werken op afstand waarmee u overal en op elk apparaat toegang hebt tot uw bestanden, maar er zijn nog veel meer functies die u en uw team kunnen helpen efficiënter te werken. Hier zijn een paar van onze favorieten:
Herstel oude bestandsversies - OneDrive slaat uw bestanden automatisch op terwijl u werkt, zodat u uw inhoud niet kwijtraakt als uw computer crasht. Maar wat als een collega naar OneDrive gaat en uw versie overschrijft? Geen probleem. Log in op OneDrive en zoek uw bestand. Klik vervolgens op de drie puntjes naast de bestandsnaam en kies ‘Versiegeschiedenis’ in het pop-upmenu. Al uw eerder opgeslagen versies worden weergegeven.
Werk offline - soms moet u werken op een plek waar geen wifi-signaal is. Log online in op OneDrive en klik op de ‘Synchroniseren’ optie bovenaan het scherm. Hierdoor wordt een OneDrive-locatie op uw computer gemaakt met dezelfde bestanden en mappen die u in de cloud hebt opgeslagen. U kunt uw bestanden eenvoudig offline openen vanaf uw computer. Zodra u weer online bent, synchroniseren ze weer.
2) Word en Excel
Bespaar tijd bij wijzigingen - wanneer meerdere gebruikers samenwerken aan een enkel Word-document, kunnen bijgehouden wijzigingen snel worden bijgehouden. Een manier om ze te beperken, is door alle opmaakwijzigingen te isoleren en te accepteren. Selecteer op het tabblad Controleren ‘Markeringsopties’ en schakel alles uit behalve ‘Opmaak’. Klik vervolgens op ‘Accepteren’ en kies ‘Alle weergegeven wijzigingen accepteren’. Ga terug en controleer de andere opties opnieuw en je hebt alleen verwijderingen, invoegingen en opmerkingen over.
Zorg dat uw opmerkingen opvallen - wanneer u een Word- of Excel-document in OneDrive bewerkt, kunt u een collega taggen om hem te laten weten wanneer actie vereist is. Maak een nieuwe opmerking, typ ‘@’ gevolgd door de naam van de persoon in de opmerking. Ze ontvangen dan een e-mailmelding en een link naar het document dat hun aandacht nodig heeft.
3) Teams
Het is niet verwonderlijk dat Microsoft Teams sinds het begin van de lockdown een enorme piek in het gebruik heeft gezien. U gebruikt het waarschijnlijk voor vergaderingen en chat, maar hier zijn een aantal handige functies die u misschien niet kent:
Houd iedereen op de hoogte - als u een e-mail naar een groep mensen wilt doorsturen, hoeft u niet het adres van iedereen in te typen - u kunt het eenvoudig naar een Teams-groep sturen. Zoek de Teams-groep die u een bericht wilt sturen, selecteer de drie puntjes en kies ‘E-mailadres ophalen’. U kunt het adres in Outlook plakken en uw bericht doorsturen naar de groep. U kunt dan Teams gebruiken om de e-mail met iedereen in het kanaal te bespreken.
Bijeenkomsten automatisch transcriberen - ja, u leest het goed. Als u een vergadering opneemt in Teams, kunt u nu een transcriptie van de vergadering genereren, waardoor u tijd en moeite bespaart om samenvattingen en acties met de hand in te typen. Selecteer de drie puntjes naast de opname in je chatfeed en kies ‘Openen in Microsoft Stream’ en selecteer vervolgens de drie puntjes onder de video. Kies ‘Videodetails bijwerken’ en stel de videotaal in op Engels. Selecteer vervolgens ‘Automatisch een ondertitelingsbestand genereren’ en kies ‘Toepassen’. Het ondertitelingsbestand verschijnt de volgende keer dat u het videobestand opent.
4) Outlook
Outlook is een van de meest bekende Microsoft-tools - zo erg zelfs dat we het waarschijnlijk als vanzelfsprekend beschouwen. Hier zijn een paar Outlook-tips die de productiviteit van uw team kunnen verhogen:
Organiseer uw inkomende berichten - als u constant te maken heeft met inkomende e-mail, is het logisch om mappen in te stellen en Outlook uw berichten te laten organiseren, zodat u gemakkelijk kunt beslissen welke u het eerst leest. Selecteer ‘Nieuwe items’, kies ‘Nieuwe map’ en geef deze een gemakkelijk te onthouden naam. Klik met de rechtermuisknop op een e-mail en kies ‘Regels’. U kunt Outlook dan vertellen om alle berichten van die afzender in uw nieuwe map te plaatsen - en ze op uw gemak te lezen.
Controleer of uw bericht is ontvangen - als u op afstand werkt, is het lastig om bij te houden wie er op elk moment beschikbaar is. Voordat u een bericht verstuurt, selecteert u ‘Opties’ en vervolgens ‘Afleveringsbevestigingen’. Van daaruit kunt u een ‘Afleveringsbewijs’ of een ‘Lees’-ontvangstbewijs aanvragen. Nu hoeft u zich niet meer af te vragen of uw collega afwezig is of gewoon te druk om uw bericht te lezen.
Creëer een efficiënter team met Workplace Analytics
Workplace Analytics is een van de handigste tools binnen Office 365. De Workplace Analytics-oplossing voor teamwork helpt bij het opbouwen van een betere samenwerking, doordat uw team doelen kan stellen en de voortgang ten opzichte van die doelen kan volgen. Als uw werknemers bijvoorbeeld vinden dat ze te veel tijd besteden aan samenwerking en niet genoeg aan gerichte taken, kunt u een doel stellen om deze statistiek te verschuiven. Workplace Analytics verzamelt vervolgens inzicht in werkgewoonten op organisatieniveau en communiceert de lessen naar individuen. Door werknemers aan te moedigen efficiënte vergaderingen te houden, tijd te creëren voor gericht werk en de grenzen tussen werk en leven te respecteren, kan Workplace Analytics u helpen gelukkigere en productievere werknemers te creëren.
