Article Vier belangrijke barrières voor het gebruik van Microsoft Teams en hoe ze te overwinnen
Door Insight Editor / 10 Jan 2020 / Onderwerpen: Unified communications Personeel Uitgelicht Microsoft 365
De technologie is uitgerold, Microsoft Teams is operationeel. Het is beschikbaar op ieder apparaat, maar de organisatie gebruikt Teams nog steeds niet volledig. Klinkt dat bekend?
In een wereld die steeds meer afhankelijk is van samenwerking, zorgt Microsoft Teams voor directe communicatie, het plannen van vergaderingen en het delen van bestanden op één plek, maar sommige organisaties hebben Teams nog maar langzaam geadopteerd.
We kijken naar enkele van de mogelijke redenen en stellen manieren voor om organisaties en hun medewerkers de mogelijkheden van Microsoft Teams te laten omarmen en er de vruchten van te laten plukken.
1) Weerstand tegen verandering?
Wanneer de druk groot is en er werk aan de winkel is, geven organisaties er vaak de voorkeur aan om vast te houden aan de beproefde manieren om dingen te doen. Werknemers willen gewoon doorgaan met hun werk, en de leiding van de organisatie wil een productief personeelsbestand en bedrijfsgroei.
Microsoft Teams kan het instrument zijn dat een organisatie nodig heeft om iedereen slimmer en productiever te laten werken.
Om een breder gebruik van Microsoft Teams te stimuleren in een organisatie die misschien vastzit in haar manier van werken, is de beste plek om te beginnen aan de top. Met een teamleider, of een lid van het executive team als sponsor van de technologie, is het veel gemakkelijker om mensen op alle niveaus van de organisatie hun gedrag te laten veranderen.
Zo besloot een organisatie die betaalde voor dure hardware en onderhoud om zijn videoconferenties te houden, om Microsoft Teams te testen. De raad van bestuur hield een succesvolle bijeenkomst over Teams en nadat ze de tool zelf hadden gebruikt maakten ze er de standaard conferentietool binnen de organisatie van.
2) Gebruikt u al andere hulpmiddelen voor samenwerking? Tijd voor een cultuuromslag
Een organisatie kan gewend zijn aan het werken met andere samenwerkingstools, zoals SharePoint, en geen dwingende reden zien om over te stappen naar Microsoft Teams.
Ook is het mogelijk dat medewerkers niet willen stoppen met het gebruik van de tools waarmee ze vertrouwd zijn. Vaak is het meest uitdagende aan het gebruik van Microsoft Teams voor uw personeel het opbouwen van hun vertrouwen in het gebruik van een nieuwe collaboratieve tool. Om dit te doen, moet u uw medewerkers helpen om te zien wat er voor hen in zit, dan worden ze geprikkeld om de tools die ze gebruiken te veranderen.
Een belangrijk punt bij e-mail is dat het moeilijk is om bij te houden van wie er verwacht wordt om een actie uit te voeren. Met zoveel cc's en doorgestuurde berichten kunnen taken worden gemist. Maar in Microsoft Teams kunnen gebruikers met @Benoemd worden in een gesprek, op dezelfde manier als Facebook, Twitter of LinkedIn.
De gebruiker krijgt een melding dat hij/zij op een specifiek project is genoemd en kan naar de Teams gaan om meer te weten te komen.
Wanneer medewerkers met eigen ogen kunnen zien hoe Teams hun werkwijze verbeteren, zullen ze meer bereid zijn om de cultuur te laten verschuiven naar een nieuwe samenwerkingstool.
3) Bezorgd over integratie met andere technologieën? Ontdek de mogelijkheden
Nieuwe gebruikers van Microsoft Teams zijn misschien bang dat de tool niet soepel zal werken met andere niet-Microsoft technologieën die hun organisatie dagelijks gebruikt.
Om deze barrière te overwinnen is het belangrijk dat gebruikers weten dat Microsoft Teams weliswaar is ontworpen om naadloos te integreren met de Office 365 Productivity Suite, maar dat Microsoft begrijpt dat gebruikers hun organisatie op een breed scala aan verschillende toepassingen gebruiken.
Teams kan integreren met veel meer dan de standaard Office Suite, en aangezien elke organisatie een andere set-up van Microsoft Teams nodig heeft, hebben organisaties de mogelijkheid om alleen de apps te integreren die ze nodig hebben.
Het uitvoeren van een audit van de bedrijfskritische apps binnen een organisatie is een goed idee. Gebruikers kunnen dan gerustgesteld worden dat Microsoft Teams kan integreren met Hootsuite, Adobe Sign of welke apps de organisatie ook gebruikt.
Door medewerkers te laten zien hoe Microsoft Teams hen kan helpen slimmer te werken, de communicatie te verbeteren en effectiever samen te werken, zullen ze zich al snel afvragen hoe ze het zonder deze software kunnen redden.
4) Weet u niet wat de Teams kan bieden? Bedrijfsbrede training kan helpen
Hoewel Microsoft Teams eenvoudig te gebruiken is, biedt het een breed scala aan functies die door sommige medewerkers misschien niet volledig worden begrepen of gewaardeerd. Het kan zijn dat organisaties en werknemers zich niet bewust zijn van de omvang van de Teams-functionaliteit.
Weten gebruikers hoe ze de functies van Microsoft Teams, meetings, notities, chats en bijlagen kunnen combineren en hoe ze bijvoorbeeld niet-Microsoft extensies kunnen integreren?
Een uitgebreid trainingsprogramma zorgt ervoor dat iedereen weet wat ze met Microsoft Teams kunnen doen en hoe het hen kan helpen in hun dagelijkse werk.
Trainingsprogramma's moeten worden ondersteund door een sterke communicatiestrategie die de voordelen en mogelijkheden van de teams benadrukken.
Grotere organisaties zouden hun leer- en ontwikkelingsafdelingen kunnen belasten met het verspreiden van de boodschap en het helpen inbedden van Microsoft Teams. Voor sommige organisaties kan afdelingsspecifieke training de beste manier zijn om vooruitgang te boeken. Voor andere organisaties kan het een goed idee zijn om een groep van super-gebruikers binnen de organisatie op te richten, die de functionaliteit gemakkelijk kunnen demonstreren aan hun collega's.
Wilt u meer weten over de mogelijkheden die Office 365 en Microsoft Teams bieden om samenwerking en communicatie tussen werknemers te verbeteren? Bekijk dan hier video’s, handleidingen, artikelen en onze webinar series.
Onderwerpen
- Weerstand tegen verandering?
- Gebruikt u al andere hulpmiddelen voor samenwerking? Tijd voor een cultuuromslag.
- Bezorgd over integratie met andere technologieën? Ontdek de mogelijkheden
- Weet u niet wat Teams kan bieden? Training kan helpen.
