Door Insight Editor / 7 May 2019 / Onderwerpen: Personeel Uitgelicht
Adoptie is meer dan alleen het adopteren van nieuwe technologie. Tegelijk is adoptie essentieel voor het succes van organisaties. Na het vorige blog, met antwoord op de vraag waarom adoptie zo belangrijk is, duiken we vandaag in de dagelijkse praktijk.
Een geschiedenisvoorbeeld over het adopteren van een nieuwe Microsoft Word 2007-versie. In die tijd werd nieuwe technologie vaak door de IT-afdeling de organisatie ingeschoten. Het was het bord met spruitjes dat niemand wilde maar iedereen kreeg. Gekeken vanuit de technologie is het bord met spruitjes veranderd in een pot met snoep. Iedereen kan pakken wat hij of zij lekker vindt en de inhoud van de pot verandert bijna met de dag. Medewerkers vinden de pot met snoep geweldig, maar vragen wel om hulp: ‘Hoe maak ik de pot open?’ ‘Welk snoepje kan ik het beste kiezen?’ ‘Mag ik er één of meer?’
Om te bepalen hoe we medewerkers het best kunnen helpen bij de keuze die voorligt, is onderzoek nodig. Daarbij kijken we naar ervaringen met verandertrajecten uit het verleden (onderdeel van het ‘change’ proces). Het doel van de invoering van nieuwe technologie is belangrijk, maar nog belangijker is de vraag ‘waarom?’ Zoals we eerder hebben gezien is alleen het antwoord op de waaromvraag voor medewerkers van belang om succes te realiseren. Dit onderzoek levert veel informatie voor de aansluitende analyse op.
Een ander belangrijk aspect om adoptie succesvol uit te kunnen voeren is de tijdige en juiste communicatie naar medewerkers. Heeft de organisatie een eigen, interne communicatie- of marketingafdeling? Heeft die afdeling ervaring met verandertrajecten en de capaciteit om effectief bij te dragen aan het adoptietraject? Antwoorden op die vragen bepalen welke mate van ondersteuning en service extern nodig is.
Stap drie gaat over het maken van persona’s. Persona’s zijn denkbeeldige personen die een functiegroep of groep van medewerkers vertegenwoordigt. Net zoals ‘de Bijenkorf’-vrouw: midden 30, bovengemiddeld geïnteresseerd in stijl en kwaliteit en met een goed eigen budget. Voor de organisatie maken we persona’s. Elke persona heeft een eigen behoefte aan technologie uit de pot met snoep. Maar ook eigen behoefte aan uitleg, training, communicatie en een veranderde werkwijze om succesvol te kunnen zijn. Bij persona’s kijken we tegelijk naar de invloed van de verandering op het werk van de functionarissen.
Omdat adoptie bestaat uit het omarmen van technologie en de verandering in werkwijze, en daarmee verder gaat dan alleen een training, is een compleet en degelijk adoptieplan noodzakelijk. Vanuit het plan stellen we een projectteam op met daarin de specialisten communicatie, ambassadeurs voor de komende verandering, ‘key-users’, de initiators en bijvoorbeeld trainers. De voorbereiding van de daadwerkelijke adoptie start met het maken van de communicatiemiddelen, eventueel een trainingsportaal en het maken van de trainingen en het plan van uitrol. Daarbij gebruiken we veel best practices om snel tot een effectief resultaat te komen.
Meestal start de uitrol van de adoptie met een evenement voor alle medewerkers. Het is belangrijk om de centrale start te gebruiken voor directe, eenduidige communicatie over de waaromvraag, hoe de uitrol verloopt en om iedereen enthousiast te krijgen.
Binnen de organisatie passen we een gefaseerde uitrol toe met initiators, een voorloopgroep en aansluitend de grote uitrol. Tijdens de adoptie op de werkvloer zijn er trainingen, ‘floorwalking’ door specialisten en key-users, ondersteuning via een portaal en al het andere dat noodzakelijk is om succes te realiseren.
Bij algemeen verandermanagement zie je vaak dat iedereen wil veranderen, zolang de verandering maar niet het eigen werk betreft. Dat komt omdat vaak de waaromvraag niet beantwoord wordt. Door dit bij de adoptieaanpak wel te doen én het adoptietraject grondig en breed op te zetten zien we daar wel succes. Het mooist is nog wanneer medewerkers zelf enthousiast komen vragen of andere onderdelen van de nieuwe technologie ook gebruikt mogen worden. Of er meer snoepjes gepakt mogen worden. Dan weet je dat “het waarom” doorgedrongen is.
Bij Insight zit adoptie in de kern van de organisatie. Wij snappen als geen ander hoe je technologie succesvol kunt inzetten voor het realiseren van doelstellingen en ‘change’ maakt daar een belangrijk onderdeel van uit.
